Records management in een bedrijf omvat het classificeren, opslaan, beveiligen en bewaren of verwijderen van records. Foto's, e-mails en bestanden worden beschouwd als records. Records worden geclassificeerd op basis van hun zakelijke functie. Een bestand kan bijvoorbeeld als "actief" worden geclassificeerd en zich in de reeks voortgangsrapporten bevinden. De serie zelf kan worden gecategoriseerd als historisch of fiscaal.
wettelijk
Archiefbeheer speelt een cruciale rol voor organisaties die veel juridische documenten produceren. Het is belangrijk voor het bestaan van een bedrijf dat een bibliotheek met juridische bestanden wordt bijgehouden. Het juridische proces kan complexer worden als archiefbeheer wordt genegeerd. Juridische documentatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn als de onderneming bij een zaak betrokken is of als er een juridische crisis is.
administratief
Vanuit administratief oogpunt moet een archiefbeheerprogramma op een logische en legale manier records identificeren, bewaren en verwijderen. In schoolsystemen kan het bijhouden en archiveren van gegevens informatie bevatten die door instructeurs is verstrekt. Dit type informatie omvat getypt of tekstverwerkt materiaal. Ook inbegrepen zijn brieven die naar studenten en ouders zijn gestuurd.
Onderzoek
Het marktonderzoek van een bedrijf, strategische plannen en bedrijfsplannen zijn tijdgevoelige documenten. Hoe ze worden gebruikt, hangt af van de lopende projecten of doelen van de organisatie. Als een bedrijf op zoek is naar een nieuwe markt, kan het vertrouwen op primair of secundair onderzoek. Beide vormen van referentiemateriaal kunnen een substantiële rol spelen in de uitbreidingsinspanningen van een bedrijf.
