Bedrijven over de hele wereld laten afschrijving op hun activa toe. Dit is essentieel, omdat de waarde van de activa in de loop van de tijd afneemt als gevolg van gebruik. Wanneer het bedrijf een afschrijvingsvergoeding heeft, kan het de verliezen dekken die het zou hebben geleden wanneer het actief feitelijk stopt met werken. Elk jaar schrijft het bedrijf het actief af en draagt het vervolgens over aan de afschrijvingstoelage. Elk jaar blijft het geld op de rekening staan tot het einde van de productieve levensduur van het actief.
Afschrijvingstegoedrekening
Elk jaar verlaagt het bedrijf de waarde van het actief volgens de afschrijvingsmethode die het koos op het moment dat het actief werd gekocht. De gekozen methoden kunnen "de lineaire methode", "de afgeschreven waardemethode", "de som-van-jaren-methode" of "de dubbele-degressieve methode" zijn. Het bedrag verminderd met de waarde van het activum wordt toegevoegd aan de rekening voor afschrijvingstegoed. Het geld blijft daar accumuleren totdat het actief achterhaald is en niet meer kan worden gebruikt.
Aankoop van nieuwe activa
Het geld dat op de rekening wordt verzameld, maakt de aankoop van een nieuw activum mogelijk wanneer de oude langer kan worden gebruikt. Elk actief van het bedrijf heeft zijn eigen afschrijvingen en voorzieningen voor afschrijvingsrekeningen. De afschrijvingstoelage wordt ook wel de "geaccumuleerde afschrijvingsrekening" genoemd. Dit account bevat de som van het totale bedrag dat al is afgeschreven voor het actief. De waarde van het actief op de balans van het bedrijf is de prijs waarvoor het actief tot de datum minus de afschrijvingsvergoeding werd gekocht.
Jaarrekening en afschrijvingstoelage
De afschrijvingstoelage wordt meestal niet weergegeven op de balans van de onderneming. De waarde van elk activum wordt weergegeven als de 'Net Value'. De nettowaarde van het actief is de waarde van het actief aan het begin van het jaar waarvan het afschrijvingsbedrag voor dit jaar is afgetrokken. De afschrijvingsrekening wordt weergegeven in de jaarverslagen van de onderneming en niet op de balans.
Voordelen van afschrijvingstoelage
Door gebruik te maken van afschrijvingskosten, kan het bedrijf te allen tijde een goed beeld schetsen van zijn financiën. De activa zijn niet overdreven geprijsd noch te laag geprijsd vanwege de afschrijvingaftrek. Ook kan het bedrijf genieten van belastingvoordelen vanwege afschrijvingstoeslag. De overheid berekent geen belastingen op de waardevermindering die bedrijven op hun vermogen afgeven. Het geld dat door het bedrijf wordt bespaard, wordt aan de aandeelhouders uitgekeerd als dividend of teruggelegd in het bedrijf voor verdere uitbreiding.
