Introductie van een geïntegreerd bibliotheeksysteem (ILS) of automatisering van een bibliotheek, zoals bibliothecarissen vaak de procedure noemen, is het proces waarbij een geïntegreerd systeem voor resourceplanning in de plaats komt van een kaart of een ander type niet-gecomputeriseerde catalogus, om de collectie van een bibliotheek inventariseren. Het zorgvuldig plannen van een automatiseringsproject is een van de belangrijkste stappen om ervoor te zorgen dat bibliotheekautomatisering effectief en efficiënt plaatsvindt.
Evalueer personeelsbehoeften. Het implementeren en uitvoeren van een automatiseringsproject vereist extra werk en vereist mogelijk extra personeel. Als uw technische serviceafdeling geen personeelstammedewerker heeft, moet u er misschien een huren voor de duur van het project, zo niet permanent, om de rol van ILS-beheerder te vervullen.
Plan uw budget. Voordat u zelfs maar onderzoek gaat doen naar automatiseringssystemen, is het een goed idee om te weten hoeveel u in de eerste plaats aan automatisering moet uitgeven. Bepaal of u nieuw personeel moet inhuren en bepaal welk type aanvullende aankopen moeten worden gedaan om uw bibliotheek succesvol te kunnen automatiseren. Extra personeel, computers, barcodes, barcodescanners en diverse benodigdheden voor catalogiseren zijn enkele van de uitgaven die af en toe over het hoofd worden gezien wanneer bibliotheken besluiten hun collecties te automatiseren.
Als je eenmaal weet hoeveel geld je project gaat kosten, begin dan met het onderzoeken van automatiseringssystemen. U zult snel leren dat er systemen beschikbaar zijn die geschikt zijn voor elke denkbare prijsklasse en inzamelingsgrootte.Als u op de hoogte bent van uw budget en een idee hebt van welke functies u wel en niet zonder kunt, kunt u een overgrote meerderheid van de systemen elimineren en zich concentreren op de meeste systemen die het best aan uw behoeften voldoen. Praten met andere bibliotheken in uw omgeving en erachter komen welke systemen zij hebben gebruikt en wat heeft gewerkt (en wat niet werkte) voor hen, moet worden opgenomen in uw onderzoeksagenda.
Kies een automatiseringssysteem dat het beste bij u past. Nadat u ILS-systemen hebt onderzocht en contact hebt opgenomen met een aantal finalisten, neemt u contact op met leveranciers. De meesten zullen je een proefversie van het ILS aanbieden die je wilt kopen. Dit is zeer nuttig als u niet zelf kunt beslissen welk systeem u prefereert op prijs en functies. Uw uiteindelijke beslissing moet een ILS zijn die betaalbaar is, voldoet aan de behoeften van uw verzameling en personeel en gemakkelijk toepasbaar is.
Train uw personeel. Nadat u het automatiseringssysteem dat u wilt implementeren hebt gekocht en hebt besloten wat uw personeelsbehoeften zijn, traint u de personen die verantwoordelijk zijn voor de automatisering van het gebruik van het nieuwe systeem. Veel leveranciers bieden in-class trainingsseminars en de meeste bieden online tutorials aan. Profiteer van alle trainingshulpmiddelen die de leverancier aanbiedt. Als u hebt gekozen voor een automatiseringssysteem dat door een andere lokale bibliotheek wordt gebruikt, controleert u of zij uw personeel hun personeel in het werk kunnen laten overschaduwen of dat zij een personeelslid willen zien dat bereid is om als adviseur te werken terwijl u introduceert de nieuwe ILS in uw bibliotheek.
Tips
-
De meeste staten bieden subsidie aan voor automatiseringsprojecten via de Library Services and Technology Act. Houd bij het plannen van uw budget rekening met het aanvragen van een subsidie om de kosten van automatisering te helpen dekken. Neem trainings- en adviesdiensten op in uw budget. Zodat je het personeel hebt dat nodig is om het project te voltooien en ervoor te zorgen dat ze goed zijn opgeleid, zullen net zo belangrijk zijn als het kiezen van de juiste ILS.
