Zelfs in deze dag van onmiddellijke communicatietechnologie worden formele zakelijke brieven nog steeds vaak geschreven. Er zijn verschillende redenen waarom een persoon of bedrijf ervoor kiest om een brief te schrijven in plaats van een e-mail of fax te verzenden. Bij het verzenden van een zakelijke brief moeten de drie hoofdonderdelen - begin, midden en einde - correct worden geschreven.
Begin
Het begin van de brief bevat informatie die niet rechtstreeks verband houdt met het bericht van de brief. De datum verschijnt bovenaan. De adressen van de afzender en ontvanger worden vervolgens getypt; Als het adres van de afzender echter in de kop- of voettekst van de brief wordt weergegeven, hoeft deze niet te worden getypt. Dit wordt gevolgd door de referentielijn - gezien als "RE:" - dit is het gedeelte van de beginsectie van de brief dat betrekking heeft op het bericht van de brief. Het vat de boodschap samen in één tot acht woorden. Daarna moet er een begroeting of aanhef zijn aan wie de brief is gericht. Het is meestal in de notatie "Geachte heer:" of "Aan wie het bezorgd kan zijn:" met een dubbele punt na de aanhef; persoonlijke brieven gebruiken een komma na de aanhef, maar zakelijke letters gebruiken altijd een dubbele punt.
Midden
Het midden van de letter is beter bekend als het lichaam van de letter. Het bevat het basisboodschap. De eerste zin moet het te behandelen onderwerp introduceren. Details en aandachtspunten komen hierna. Eindelijk is er een conclusie. Het lichaam van de brief moet terzake zijn en bondig. Persoonlijke items of problemen tussen de afzender en de ontvanger mogen niet worden opgenomen als onderdeel van de zakelijke brief.
Einde
Er zijn een paar basiselementen van een brief die het einde vormen. Een afsluitende aanhef, zoals "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groet," is gepast. Daaronder drukt u de naam van de afzender af. Voeg de titel van de afzender toe op dezelfde regel als de naam of direct eronder. Laat ongeveer twee centimeter ruimte tussen de slotbegroeting en de naam van de afzender; deze ruimte is voor de handtekening van de afzender. Als de afzender iemand heeft typt en de brief voorbereidt, kan die persoon worden herkend onder de naam en titel van de afzender. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. De meest gebruikelijke manier is om de initialen van de afzender in hoofdletters in te voeren, een schuine streep (/) in te typen en de initialen van de opsteller in te typen (bijvoorbeeld ABC / def). Bijlagen moeten aan het einde van de brief worden vermeld. Typ het woord "Enclosure (3)", waarbij 3 het aantal behuizingen in de mailing is.
Mailen van de brief
De brief is netjes opgevouwen en past perfect in een zakelijke envelop. Behuizingen worden niet geniet. Zakelijke brieven hebben de naam van de ontvanger op de envelop getypt in plaats van met de hand geschreven. Veel bedrijven hebben voorbedrukte enveloppen ontworpen met een bedrijfslogo en adres. Dit zijn de meest professionele uitziende. Kleinere bedrijven kunnen gebruik maken van voorgelijmde voorgedrukte adresetiketten. Deze zijn acceptabel, net als getypte retouradressen. Handschrift wordt niet als professioneel beschouwd en moet worden vermeden.
