Interne controles zijn procedures die bedrijven ontwikkelen om hun activa te beschermen en om accurate, betrouwbare financiële overzichten te produceren. Wanneer een bedrijf geen sterke interne controleprocedures heeft, kan fraude veel gemakkelijker plaatsvinden. Organisaties moeten zichzelf beschermen tegen mogelijke bedreigingen door hun interne controlesystemen vaak te bewaken en aan te passen om sterker te zijn.
Onjuiste financiële overzichten
Als een organisatie ontdekt dat er onjuistheden in de financiële overzichten zitten, kan er een probleem zijn met het interne controlesysteem van de organisatie. Een basisfundament van interne controles is het principe van scheiding van taken. Dit betekent dat verschillende werknemers verschillende taken in de boekhouding uitvoeren. Als dezelfde persoon alle taken uitvoert, is dit een teken van een zwak intern controlesysteem. Als er onnauwkeurigheden voorkomen in de financiële rapportage, moet een bedrijf kijken naar de boekhoudprocedures die het gebruikt.
Ontbrekende documentatie
Als een bedrijf bepaalde documenten, zoals facturen of bestellingen, niet kan vinden, is dit mogelijk een teken van zwakke controles. Een organisatie ontwikkelt procedures voor het opnemen, plaatsen en archiveren van documenten. Als een document verloren gaat, is de kans groot dat er problemen zijn in de processen van het bedrijf. Als een medewerker te veel controle heeft, kan hij documentatie manipuleren om het bedrijf te misleiden.
Gebrek aan schriftelijke procedures
Elk proces en activiteit die een organisatie gebruikt, moet geschreven procedures bevatten om te volgen. Zonder schriftelijke procedures weten medewerkers mogelijk niet de juiste procedures en kunnen ze de activiteiten op de verkeerde manier voltooien. Een sterk intern controlesysteem heeft procedures en beleid geschreven voor alle zakelijke activiteiten.
Klachten van klanten
Een ander teken van een zwak intern controlesysteem is een hoger dan normaal aantal klachten van klanten. Organisaties moeten een systeem ontwikkelen om ervoor te zorgen dat klanten tevreden zijn met de producten en diensten. Als er een groot aantal klachten is, moet het management het probleem onderzoeken en begrijpen dat er mogelijk een zwakte zit in de interne controles.
audits
Organisaties huren auditors in om te bepalen hoe nauwkeurig de financiële administratie wordt bijgehouden. Een audit zal problematische gebieden, bedreigingen, risico's en andere potentiële problemen blootleggen. Als een bedrijf niet regelmatig een auditor inhuurt, zullen deze bedreigingen moeilijker te detecteren zijn. Het is een normale zakelijke praktijk voor bedrijven om regelmatig audits te laten uitvoeren.
