Interne controles zijn beleidsmaatregelen die zijn ingesteld om diefstal van en schade aan de waardevolle activa van een bedrijf te voorkomen. Materiële activa, zoals onroerend goed, productiemiddelen, inventaris en contanten, kunnen een uitdaging zijn om te allen tijde veilig te blijven, maar als u vertrouwd raakt met de interne beheersingsmaatregelen om tastbare activa te beheren, kunt u uw eigendom beveiligen.
Gecontroleerde toegang
Beheer de toegang tot de belangrijkste gebieden van uw activiteiten, zoals voorraadopslagfaciliteiten, geldkluizen en uitrustingsruimten, met sloten of veiligheidscontrolepunten. Elektronische systemen zijn beschikbaar waarmee u de toegang tot gevoelige gebieden kunt beperken tot aangewezen personeel zonder de traditionele sleutels te gebruiken. Deze systemen kunnen een log bijhouden van welke werknemers specifieke gebieden op specifieke tijden hebben bezocht.
Delegatieproblemen
Deel activiteiten die open toegang tot voorraad, contant geld en andere waardevolle zaken hebben, alleen uit aan uw meest vertrouwde medewerkers. Volgens Montana.edu mogen managers niet toestaan dat iemand de naam van de manager tekent in de omgang met leveranciers, distributeurs of klanten, en mogen werknemers geen exclusieve controle over of blootstelling aan leverings- of geldafhandelingsactiviteiten toestaan.
Veiligheidsproblemen
Een gedisciplineerde aandacht voor detail is van vitaal belang voor de beveiliging van uw materiële activa. Vergrendel, poort en beveilig uw bedrijfsruimten na elke werkdag en gebruik camerabeveiliging om overtreders of verdachte activiteiten vast te leggen. Maak regelmatig bankdeposito's, en houd zo veel contant geld bij als nodig.
Toegang Trails
Registreer waar mogelijk de toegang tot gevoelige gebieden. Volgens siterooms.com zijn toegangsrecords een sleutel tot effectieve interne controles. Houd een elektronisch overzicht bij van de toegang tot gebieden waarvoor beperkingen gelden. Vraagt dat kassiers zich aanmelden bij kassa's met een unieke ID en kassa's niet toestaan. Vereist werknemers om hun initialen te markeren op bankdeposito's, leveringsformulieren, kassatapes en andere controledocumenten.
Fysieke audits
Voer regelmatige en willekeurige audits uit van uw inventaris, apparatuur en bankrekeningen om vroegtijdig verdachte activiteit te detecteren. Overweeg een beroep te doen op een extern auditbedrijf om de betrouwbaarheid van de auditresultaten te waarborgen.
Sta niet toe dat werknemers hun eigen verantwoordelijkheidsgebieden controleren. Sta bijvoorbeeld niet toe dat een werknemer die belast is met het ontvangen van leveringen de grondstofinventaris controleert en laat de werknemer die bankdeposito's verricht de bankafschriften en kassarecords niet controleren.
Transparantie
De bovengenoemde concepten en technieken kunnen helpen bij het voorkomen van verlies en schade, maar het volledig transparant maken van uw internecontrolebeleid voor werknemers, klanten en zakelijke partners kan ervoor zorgen dat gebeurtenissen in de eerste plaats voorkomen. Vertel uw werknemers bijvoorbeeld dat toegang tot verboden gebieden is vastgelegd; laat klanten weten dat uw pand wordt bewaakt door videobewaking; en laat uw leveranciers uw interne auditbeleid kennen.
