Veel perspakketten komen terecht rechtstreeks in de prullenbak. Sommige van die pakketten zouden de lezers gewoon niet interesseren, maar anderen waren gewoon slecht in elkaar gezet. Het correct formatteren van een perspakket vergroot de kans dat de informatie wordt gepubliceerd. Het e-mailen van het pakket vergroot ook de mogelijkheid om de informatie te laten afdrukken - niet alleen de informatie daar snel te krijgen, maar ook om het materiaal eenvoudig te kunnen reproduceren.
Identificeer uw doelen voor het verzenden van een persmap en onderzoek nieuwsorganisaties die kunnen helpen om die doelen te bereiken. Editors hebben weinig extra tijd, dus verspil het niet. Een klein document in Ohio dat alleen lokaal nieuws publiceert, is niet geïnteresseerd in een persmap van een evenement in Californië. Een nieuwszender die zich richt op financiën is niet geïnteresseerd in een persmap over een rockconcert. Nadat u de juiste mediakanalen heeft geïdentificeerd, zoekt u, indien mogelijk, naar het e-mailadres en de naam van de redacteur door op internet te zoeken of de organisatie te bellen. Een algemene bedrijfsmail kan worden gebruikt als de e-mail van de redacteur niet beschikbaar is. Maak uzelf niet alleen vertrouwd met de media-outlet, maar ook met de stijl van de media-outlet. Hoe dichter de persmap bij de stijl van de mediaorganisatie past, hoe beter.
Schrijf een korte verklaring (3 tot 10 woorden) over wat u verzendt in de onderwerpregel van de e-mail. Probeer zo mogelijk te laten zien waarom die bepaalde media-outlet geïnteresseerd zou zijn in de informatie. Als de kit bijvoorbeeld wordt verzonden naar een lokaal gericht papier, neemt u de locatie van het evenement of bedrijf op in de onderwerpregel.
Vermeld het punt meteen in het hoofdgedeelte van de e-mail en sluit zo mogelijk dat hoofdpunt aan op de stijl en interesses van de media-uitgang. Wat u in de e-mail opneemt, hangt af van wat in de persmap is opgenomen. Als de mediakit slechts een persbericht is, neemt u de tekst van de release in de hoofdtekst van de e-mail op en voegt u de release toe voor uw gemak. Als de persmap een pakket is over een evenement, schrijf dan een korte verklaring waarin staat wat de gebeurtenis is, wanneer deze is en wat u hebt bijgevoegd. Als de persmap over een lokaal bedrijf gaat, schrijf dan een korte verklaring over waarom u de kit verzendt.
Voeg het bestand met de perskit toe aan de e-mail. Wees echter bewust van het bestandsformaat dat u verzendt, omdat niet elke media-outlet elk type bestand kan openen. In het algemeen kunnen PDF's (Portable Document Format) door bijna iedereen worden geopend en kan de viewersoftware gratis worden gedownload. PDF's zorgen er ook voor dat wat u op uw computerscherm ziet, is wat de ontvanger ziet, zonder formattering van de verschillende computers. RTF's (Rich Text Format) zijn ook universeel eenvoudig te openen; Het formaat wordt echter niet bewaard in een RTF-bestand en is niet de beste keuze voor documenten met afbeeldingen.
Zorg ervoor dat foto's die bedoeld zijn voor reproductie groot genoeg zijn om herdrukt te kunnen worden met een hoge kwaliteit; comprimeer de afbeelding niet om de e-mail sneller te laten verzenden. Tekstdocumenten kunnen in één bestand worden gecombineerd, maar foto's die voor publicatie in aanmerking komen, moeten als afzonderlijke bestanden worden bijgevoegd, omdat afbeeldingen niet gemakkelijk van het document kunnen worden gescheiden. JPG-bestandsindeling is vaak het beste voor afbeeldingen.
Ga terug naar de hoofdtekst van de e-mail. Geef aan het slot op welke documenten u hebt bijgevoegd en waarom; vermeld ook of de bestanden beschikbaar zijn in een ander formaat. Geef aan het einde van de e-mail uw volledige contactgegevens op.
Controleer alle aspecten voordat u de e-mail verzendt. Controleer of het e-mailadres klopt, of de e-mail geen fouten bevat en of de juiste bestanden zijn bijgevoegd.
