Wanneer bedrijven brieven schrijven, is het belangrijk dat ze verschillende belangrijke punten in gedachten houden. Zakelijke brieven bevatten vaak 8 C's - duidelijkheid, beknoptheid, consideratie, beleefdheid, concreetheid, opgewektheid, correctheid en karakter.
helderheid
Het eerste element van alle zakelijke brieven is dat ze duidelijk moeten zijn. Dit omvat het doel van de letter en woorden die in de tekst worden gebruikt. Vermeld duidelijk uw punt nabij het begin om de lezer een duidelijk begrip van het doel van de brief te geven.
Beknoptheid
Vermijd het gebruik van extra woorden in een zakelijke brief. Het element van beknoptheid verwijst naar het aangeven van een idee in zo min mogelijk woorden. Voeg geen overbodige informatie of extra woorden toe om ruimte te vullen. Vermeld eenvoudig de informatie die belangrijk en relevant is, en laat het daarbij.
Overweging
Een zakelijke brief moet ook attent zijn. Dit element is belangrijk omdat je moet nadenken over de lezer en zijn gevoelens en standpunt. Maak de brief over hem en niet jij.
Hoffelijkheid
Zakelijke brieven moeten respect tonen voor de lezer en het persoonlijke respect van de schrijver voor de lezer en het bedrijf waarvoor hij werkt aantonen.
concreetheid
Concreetheid verwijst naar het gebruik van levendige bewoordingen binnen de letter die de lezer aanspreekt. Als een zakelijke brief saai is, kan de lezer doorschuiven en belangrijke punten missen.
opgewektheid
Let bij het schrijven van een zakelijke brief op een positieve houding die vreugde en blijdschap uitdrukt.
Juistheid
Een zakelijke brief moet altijd accuraat zijn. Dit betekent dat elk woord in het document juiste feiten en cijfers bevat. Dit omvat het proeflezen van de brief om te controleren op grammaticale en spelfouten.
Karakter
Elke zakelijke brief moet een beetje uniek zijn van de schrijver. Dit geeft het letterteken en maakt het misschien interessanter.
