Schrijven voor een zakelijk publiek is niet hetzelfde als het schrijven van een brief aan een vriend. Het doel van de brief is anders - meestal geef je specifieke informatie over of vraag je iemand om een specifieke actie uit te voeren - en er zijn bepaalde verwachtingen met betrekking tot opmaak en stijl. Vaak is een zakelijke brief de eerste indruk die u op iemand maakt, dus het is belangrijk om het goed te doen.
Wat is een zakelijke brief?
Een zakelijke brief is elke brief die een organisatie verzendt naar een andere organisatie of correspondentie tussen een organisatie en haar klanten, leveranciers en andere partijen. Een brief die u schrijft als onderdeel van uw werk, kwalificeert u als een zakelijke brief, maar elke brief die u naar een bedrijf, organisatie, communitygroep of individu in een professionele context stuurt, valt ook onder deze categorie. De primaire test is een van de inhoud: heeft uw ontvanger interesse in wat u schrijft voor zover dit zijn beroepsleven beïnvloedt? Als dat het geval is, wordt uw brief gekwalificeerd als een zakelijke brief.
Waarom u een zakelijke brief moet schrijven
Bedrijven schrijven aan klanten, klanten, leveranciers en belanghebbenden om belangrijke informatie over te brengen. Ze kunnen bijvoorbeeld goederen bij een fabrikant bestellen, een klant informeren over de status van hun bestelling, belangrijke wijzigingen in de algemene voorwaarden van het bedrijf beschrijven, een probleem identificeren dat is ontstaan of goodwill overbrengen. Veel zakelijke brieven bevatten een call-to-action, dat wil zeggen dat de brief om specifieke informatie of een antwoord van de ontvanger zal vragen.
Individuen kiezen de zakelijke letterindeling wanneer er op een duidelijke en professionele manier moet worden geschreven. Voorbeelden zijn een sollicitatie, een sollicitatiebrief, een klachtenbrief, een ontslagbrief, een referentiebrief, het accepteren of afwijzen van een formele opdracht of het aanvragen van informatie van een bedrijf. Wat deze letters gemeen hebben, is de verwachting dat je bondig en specifiek bent in plaats van creatief of suggestief in je schrijfstijl.
Formaten voor een zakelijke brief
Bedrijven in de Verenigde Staten gebruiken een van de vier gemeenschappelijke letterindelingen, die hieronder worden vermeld. Hiervan is de blokstijl het populairst.
Blokletterindeling: Met een blokletterstijl ligt alle tekst gelijk met de linkermarge. U structureert de letter zodanig dat de lijntekst een enkele regelafstand heeft en de alinea's op dubbele tussenafstanden. Marges hebben doorgaans een standaardinstelling van één inch, hoewel sommige bedrijven dit kunnen aanpassen aan hun huisstijl.
Semi-blokletterformaat: Semi-blok is identiek aan het blokformaat, behalve dat de eerste regel van elke alinea ingesprongen is.
Alternatief blokletterformaat: Dit formaat volgt het blokformaat nauwgezet, behalve dat de datum, de gratis afsluiting ("oprecht") en de naam, de titel en de handtekening van de schrijver aan de rechterkant van de pagina verschijnen. Tenzij u briefhoofdpapier gebruikt, verschijnt het retouradres van de schrijver ook aan de rechterkant.
Vereenvoudigd letterformaat: Nog een variatie op het blokformaat, de vereenvoudigde stijl laat de openingsbegroeting weg ("Geachte heer Smith:"). Kies deze indeling als u de naam van de ontvanger niet hebt.
Hoe ontvangers in een zakelijke brief te adresseren
Het adresseren van een zakelijke brief aan een enkele ontvanger is relatief eenvoudig. Schrijf gewoon de naam en het adres van de ontvanger op het adresblok aan de binnenkant van de pagina aan de linkerkant. Open uw brief met de aanhef: "Geachte heer / mevrouw / mevrouw achternaam:" of "Geachte heer / mevrouw:" Let op de dubbele punt aan het einde van de aanhef - alleen een persoonlijke brief gebruikt hier een komma; een zakelijke brief gebruikt altijd een dubbele punt.
Het is acceptabel om de voornaam van de persoon te schrijven als u op voornamen staat met de ontvanger, bijvoorbeeld als u meerdere keren hebt gesproken en de persoon goed kent. In dit geval zou uw aanhef luiden: "Beste Joseph:" Grijp echter niet meteen naar een voornaam; het wordt als grof beschouwd.
Selecteer een van de volgende opties om meerdere ontvangers in dezelfde brief te adresseren:
Waar de ontvangers op dezelfde locatie werken: Schrijf de titel, naam en (optioneel) de functienaam van elke ontvanger gevolgd door het bedrijfsadres in het adresblok aan de binnenkant. Geef voor de aanhef de naam van elke ontvanger op in dezelfde volgorde als deze in het adres staat.
Voorbeeld:
Mevr. Sophia Proctor, CEO Dhr. Martyn Byrne, verkoopdirecteur Dr. Regan Coulson, marketingmanager ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494
Geachte mevrouw Proctor, de heer Byrne en Dr. Coulson:
Waar de ontvangers op verschillende adressen werken: Elke ontvanger moet haar eigen brief ontvangen, zodat u meerdere exemplaren van dezelfde communicatie moet voorbereiden. Gebruik de carbon copy-annotatie na het sluiten - "cc:" - om de namen van de andere ontvangers te vermelden. De annotatie laat elke ontvanger weten wie de andere ontvangers zijn.
Voorbeeld:
Mevr. Sophia Proctor, CEO ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Geachte mevrouw Proctor: Hoofdtext van brief Oprecht, Jane Doe Cc: de heer Martyn Byrne, directeur verkoop, Dr. Regan Coulson, marketingmanager
Wanneer er veel ontvangers zijn: Wanneer u naar vele ontvangers schrijft, zoals de leden van een raad van bestuur, is het aangewezen om een brief te schrijven en deze aan de groep als geheel toe te sturen. De aanhef moet ook verwijzen naar het lichaam van mensen, bijvoorbeeld "Geachte verkoopafdeling" of "Geachte gemeenschapscontactteam." Gebruik een distributieblok aan het einde van de brief om de individuele groepsleden te vermelden die de brief moeten lezen.
Voorbeeld:
De directie ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Geachte leden van de raad: Hoofdtext van brief Oprecht, Jane Doe Distributie: Mevr. Sophia Proctor Mr. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Mevrouw Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Mr. Cohen Andersen
De verschillende delen van een zakelijke brief
Of u nu een blokindeling of een andere stijl gebruikt, uw zakelijke brief moet de volgende gedeelten bevatten:
Briefhoofd of retouradres: Bedrijven gebruiken meestal bedrukt papier met een speciaal ontworpen logo of briefhoofd aan de bovenkant van het vel. Het briefhoofd draagt het adres en de contactgegevens van de organisatie. Als u geen briefhoofd gebruikt, schrijft u uw naam en adres in de linkerbovenhoek van de brief. Het is acceptabel, maar niet verplicht, om uw telefoonnummer en e-mailadres op te nemen als dit nuttig zou zijn voor de ontvanger.
Datum: Schrijf de datum in een maand-dag-jaar-formaat direct onder het retouradres. Aangezien andere landen het dag-maand-jaar formaat gebruiken, vermijd verwarring door de datum in woord in plaats van getalvorm te transcriberen - "28 juni 2018."
Binnen adres: Schrijf de naam, bedrijfsnaam, adres en postcode van de ontvanger. Voeg indien nodig een functie toe. Lijn het interne adres altijd uit met de linkermarge bij gebruik van standaard zakelijke briefpapier. Dit betekent dat het adres in het venster van de envelop verschijnt wanneer het in drie secties is gevouwen.
Begroeting: Vergeet niet om een dikke darm na de aanhef te gebruiken zoals hierboven beschreven.
Onderwerpregel: Door een optionele onderwerpregel toe te voegen, kan de ontvanger snel begrijpen waar de brief over gaat. Hier is een voorbeeld:
Geachte heer Phillips:
Verzoek om sollicitatiepakket
Lichaam: Dit is waar het rubber de weg tegenkomt. Begin met een korte verklaring die beschrijft waarom u aan het schrijven bent, gevolgd door een reeks paragrafen die het probleem bij de hand hebben. Houd de brief bondig. Voor de meeste zakelijke brieven zijn twee tot vijf alinea's ideaal.
Gratis sluiten: U hebt verschillende mogelijkheden om een zakelijke brief af te ronden. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Ondergetekende,
- Oprecht,
- Hoogachtend,
- Hoogachtend,
- Met vriendelijke groet,
- Beste wensen,
Handtekening: Druk uw naam en functie af en laat ruimte tussen uw getypte naam en de gratis afsluiting. Je tekent je naam in deze ruimte.
Behuizingen en carbonkopieën: Neem een cc op: als u kopieën van de brief naar iemand anders stuurt. Als er documenten bij de brief zijn gevoegd, schrijft u 'Enclosure' of 'Encl'. onder het handtekeningblok.
Hoe het lichaam van een zakelijke brief te schrijven
Wat het doel van uw zakelijke brief ook is, het is van essentieel belang om het lichaam van de brief duidelijk en beknopt te houden. Begrijp dat uw ontvanger het druk heeft en er waarschijnlijk doorheen zal bladeren. Structureer uw brief in logische paragrafen - één idee per alinea - zodat de ontvanger snel naar de onderste regel kan gaan.
Concise betekent echter bot; je moet streven naar een diplomatieke en professionele toon. Beschouw de twee voorbeelden:
Na zorgvuldige overweging heb ik besloten om een functie bij een ander bedrijf te aanvaarden. Ik ga werken bij bedrijf ABC.
De tweede versie is beknopt, maar hij is te direct en onnodig hard van toon. Het kan de lezer beledigen. Het eerste voorbeeld, hoewel minder beknopt, is meer respectvol.
Zodra je je punten in de kern van de brief hebt geplaatst, voltooi dan een call-to-action, een korte verklaring die beschrijft wat je nu zou willen laten gebeuren. Vergeet niet dat je lezer het druk heeft. Laat haar niet gissen over wat ze vervolgens zou moeten doen. Hier zijn enkele voorbeelden:
Als je akkoord gaat met dit voorstel, reageer je dan uiterlijk op 31 mei. Als u de contactgegevens wilt hebben van mensen die de XYZ-services met succes hebben gebruikt, kunt u een e-mail sturen naar [email protected].
Opties voor spraak en taal
De taal van zakelijke brieven varieert van een ontspannen, gemoedelijke stijl tot de hyper-formele, technische stijl die wordt aangetroffen in juridische correspondentie. De meest effectieve zakelijke letters slaan een evenwicht tussen deze twee uitersten. Hoewel zakelijke brieven in de loop der tijd minder formeel zijn geworden, kan schrijven dat te casual is, onprofessioneel en onoprecht overkomen. Overmatig formeel schrijven kan aan de andere kant lezers vervreemden die uw branchespecifieke taal, terminologie en frasering mogelijk niet begrijpen. Zoals bij al het schrijven, moet je de toon afstemmen op het publiek. Dit geeft je veel speelruimte met betrekking tot de stijl die je kiest.
Tenzij u in een bijzonder formele sector zoals de banksector werkt, moet u ernaar streven om alledaagse woorden te gebruiken in plaats van hun formele equivalent - "start" in plaats van "begin", "einde" in plaats van "beëindigen" en "proberen" in plaats van "streven." Het simpel houden lijkt misschien tegenstrijdig, aangezien de meeste mensen professionele vocabulaire associëren met langere en meer complexe woorden. Duidelijkheid staat echter centraal. Het is veel belangrijker dat uw ontvanger uw brief begrijpt met de minimale inspanning van zijn kant, dan dat u uw indrukwekkende vocabulaire laat zien.
Vermijd weeën zoals "Ik ben", "kan niet" en "niet" tenzij ze een specifiek kenmerk zijn van de huisstijl van uw bedrijf. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan om een meer informele stem te gebruiken bij het schrijven aan consumenten om het gesprek te openen; anderen zouden in plaats daarvan een formele toon slaan. Consistentie is de sleutel. Als u de voorkeur geeft aan één schrijfstijl boven een andere stijl, communiceer dan uw stijlkeuzes binnen de hele organisatie en zorg ervoor dat iedereen dezelfde stijlgids volgt.
Voorbeeld van een zakelijke brief
Alles bij elkaar is hier een voorbeeld van een korte zakelijke brief in blokformaat:
Mr. Kurt O'Ryan ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 11 januari 2018 Geachte heer O'Ryan: Ik wil u nogmaals bedanken voor uw actieve steun in ons Community Outreach-programma in Townsville, "Grow Wild". Uw feedback, uw opbouwende kritiek en uw waardevolle ervaring hebben in belangrijke mate bijgedragen tot de succesvolle uitvoering van dit project. We hebben nu de volledige financiering ontvangen voor ons vervolgproject, dat voorlopig de titel 'Natuur op uw drempel' heeft. We zouden blij zijn als u zou kunnen instemmen met uw samenwerking in dit project. We kunnen zeker gebruik maken van uw inzicht en expertise. Ik voeg een korte brochure bij die het voorstel voor uw inzage beschrijft. Ik zou graag met je afspreken om onze volgende stappen te bespreken en zal je kantoor volgende week bellen om een afspraak te maken. Alvast bedankt voor uw overweging. Hoogachtend, Jane Doe Bijlage:
