Leveranciers (vaak verkopers genoemd) zijn personen of bedrijven die grondstoffen, afgewerkte producten of diensten leveren aan een ander bedrijf of bedrijf. Om effectieve inkoopprocedures te behouden, moeten inkopers en bedrijfseigenaren periodiek hun lijst met actieve leveranciers herzien om ervoor te zorgen dat het bedrijf de juiste prijs en de juiste service krijgt. De informatie in een prestatiebeoordeling van leveranciers kan worden gebruikt als een standaard voor het evalueren van nieuwe potentiële leveranciers of kan worden gebruikt als een businesscase om van leverancier te veranderen. Een beoordeling kan ook worden gedeeld met een leverancier om de prestaties te verbeteren of als aanbeveling aan de andere potentiële klanten van de leverancier.
Identificeer de leverancier op naam, bedrijfsadres en telefoonnummer. Dit kan worden vermeld als een koptekst of kan eenvoudigweg worden opgenomen in de eerste alinea. Als het bedrijf meer dan één kantoor of afdeling heeft, moet u de specifieke afdeling identificeren die uw bedrijf levert. Verstrek ook informatie over uw accountmanager of andere contactpersoon binnen de organisatie. Als er meer dan één contact is, geeft u een lijst met alle belangrijke contactpersonen en hun functies.
Verklaar de relatie tussen uw bedrijven. Vermeld de producten of services die de leverancier aan uw bedrijf verkoopt. Geef aan wanneer de relatie begon. Lijstprijzen voor regelmatig gekochte artikelen en diensten. Verklaar alle garanties en staatsbetalingsvoorwaarden. Kwantificeer het belang van de leverancier voor uw inkoopafdeling in termen van hoeveel u er van koopt ten opzichte van andere bedrijven. Geef aan hoeveel u jaarlijks met de leverancier spendeert en geef voor producten aan hoeveel stuks producten u per jaar koopt. Voor doorlopende relaties kunt u het inkoopvolume voor deze periode vergelijken met het inkoopvolume voor voorgaande perioden.
Evalueer de prestaties van de leverancier. Neem informatie op over levertijd, leveringskwaliteit, probleembeheer, reactievermogen van leveranciers, voorwaarden, garanties en prijs. Vergelijk de werkelijke prestaties van de leverancier met de beloofde prestaties. Vergelijk ook de werkelijke prestaties van uw leverancier met de prestaties van de industriestandaard (als u deze informatie kunt vinden.) Als u voor het eerst een leverancier evalueert en de leverancier een vorige leverancier heeft vervangen, evalueert u de nieuwe leverancier tegen de oude leverancier.
Geef uw mening, gestaafd door de feiten hierboven, over het voortzetten van de relatie of het vinden van een nieuwe leverancier. Neem de voor- en nadelen van elke actie.
Tips
-
Noem waar mogelijk voorbeelden van goede of slechte service.
Ga altijd uw document dateren en onderteken het zodat u (of toekomstige werknemers) zullen weten wanneer de evaluatie heeft plaatsgevonden en wie het heeft gedaan.
Gebruik waar mogelijk waar mogelijk, bewijsbare gegevens. "Bedrijf X is goedkoper dan bedrijf C" is minder informatief dan "Bedrijf X rekent 10 procent minder dan bedrijf C voor een vierpuntige widget."
Waarschuwing
Overweeg nooit persoonlijke beloningen (zoals geschenken, evenementtickets of maaltijden) bij het evalueren van de prestaties van een leverancier.
