Kwaliteitscontroles zijn een belangrijk onderdeel van het helpen groeien en bloeien van kleine bedrijven omdat ze een manier bieden om de efficiëntie- en kostenbeheersingsstrategieën van het bedrijf te beoordelen. Of de controle nu op producten of processen is gericht, de resultaten helpen managers te bepalen hoe goed strategieën werken, de onderliggende oorzaak van problemen te identificeren en, indien nodig, corrigerende maatregelen te nemen. Weten hoe u een interne kwaliteitscontrole uitvoert, is een belangrijke stap in het waarborgen van het succes van uw bedrijf.
Voorlopige beoordeling
De stappen die u neemt voordat u een kwaliteitsbeoordeling op locatie uitvoert, kunnen de effectiviteit van de controle bepalen. Het proces begint met het formuleren van een gedetailleerd auditplan dat fungeert als een routekaart voor het uitvoeren van een evaluatie ter plaatse. Geef de tijdlijn, het bereik van de audit- en auditlocatie op. Verzamel en bekijk schriftelijke documentatie, inclusief het beleid voor kwaliteitsbeheer voor het product of proces, standaard bedieningsprocedures en handleidingen. Bepaal en ontwikkel een voorlopige lijst met persoonlijke interviews die u moet uitvoeren tijdens de beoordeling ter plaatse. Houd er rekening mee dat een voorlopige lijst, die doorgaans de afdelingsmanager of supervisor en belangrijke werknemers omvat, zich tijdens de actieve controlefase kan uitbreiden.
Assembleer controledocumenten
Elk lid van het auditteam moet een auditchecklist en formulieren, of een bandrecorder, hebben voor het opnemen van informatie tijdens persoonlijke interviews. Elk lid moet ook beschikken over referentiedocumenten, zoals kopieën van standaardwerkprocedures. Een checklist is van cruciaal belang voor het vastleggen van informatie en observaties, en om ervoor te zorgen dat u niets vergeet. Hoewel specifieke checklist-items kunnen variëren, afhankelijk van de afdeling, het product of het proces dat wordt gecontroleerd, bestaat de checklist meestal uit secties, evaluatie-items binnen elke sectie, een beoordelingssysteem en een ruimte voor opmerkingen. Gemeenschappelijke secties zijn onder meer afdelingsorganisatie, de fysieke werkomgeving, componenten van het kwaliteitssysteem zoals SOP's en prestatietests.
De on-site audit uitvoeren
De on-site beoordeling richt zich op het verzamelen van de informatie die u nodig hebt om te bepalen of de betreffende afdeling zich houdt aan de kwaliteitscontrolenormen en volgens de vastgestelde procedures voor kwaliteitscontrole. Deze fase bestaat uit actiestappen, waaronder observatie, testen en uitvoeren van persoonlijke interviews. Meestal voltooit het auditteam bepaalde taken, zoals prestatie- of kwaliteitstests en persoonlijke interviews, achter de schermen. Dit helpt het team om zoveel mogelijk de dagelijkse activiteiten niet te onderbreken. Het is belangrijk om te begrijpen dat, net als bij persoonlijke interviews, zowel een auditplan als een controlelijst in omvang en diepte van evaluatie kunnen worden uitgebreid, afhankelijk van wat u ontdekt tijdens de actieve controlefase.
Voltooien en follow-up activiteiten
Het "echte" werk begint zodra de actieve fase van de audit is voltooid. De laatste fase van een kwaliteitscontrole begint met een vergadering om de nodige stappen voor het corrigeren van kwaliteitskwesties en problematische gebieden te bespreken, aan te pakken en vast te stellen. Maak een managementrapport met deze informatie. Zodra de eigenaar en managers klaar zijn met het beoordelen van de auditbevindingen, moet een strategievergadering worden gehouden die zich richt op het analyseren en beslissen hoe - en soms of - oplossingen voor kwaliteitsverbeteringen worden opgenomen die door het auditteam worden gepresenteerd.
