Salarisverwerking is een multidimensionale taak die een werkgever moet uitvoeren. De werkgever moet zich houden aan de loon- en urenstandaarden van het Amerikaanse ministerie van arbeid en de regels voor loonbelasting van de belastingdienst. Bovendien moet het voldoen aan de staatseisloonvereisten. Het hebben van een checklist voor salarisverwerking helpt om te zorgen voor naleving.
Loonverwerking
De checklist moet de loonverwerkingstaken voor elke betaalperiode bevatten. Dit omvat alle stappen die nodig zijn om de lonen van start tot finish te verwerken. Als er meerdere loontijden zijn, zoals tweewekelijks en halfmaandelijks, maak dan voor elke betalingscyclus afzonderlijke checklists om verwarring te voorkomen. Bijvoorbeeld, als alle werknemers per uur tweewekelijks worden betaald en alle werknemers in loondienst halfjaarlijks worden betaald, zijn afzonderlijke checklists nodig, omdat beide betaalgroepen anders worden verwerkt.
De controlelijst voor loonverwerking kan stappen bevatten om het verzenden van tijdkaarten te bevestigen, tijdkaartberekening en het invoeren van de loonuren in het systeem. Het moet een stap omvatten om ervoor te zorgen dat werknemers in loondienst hun reguliere loon voor de betaalperiode ontvangen. Daarnaast moet dit ook wijzigingen in de salarisgegevens van werknemers bevatten, zoals wijzigingen in adres en aftrek, loonaanpassingen, zoals loonsverhogingen en vervalcontroles, en nieuwe verhuizings- en beëindigingsverwerking. Het kan ook het verwerken van aanvullend loon omvatten, zoals overuren, ontslag, bonussen en commissies.
Inhoudingen Verwerking
Loonaftrek is inclusief wettelijke / onvrijwillige inhoudingen. Dit laatste betekent dat de aftrek wettelijk bindend is. Wettelijke aftrekposten zijn onder federale inkomstenbelasting, sociale zekerheid belasting en Medicare belasting, en in de meeste gevallen, staat inkomstenbelasting. De werkgever is verantwoordelijk voor het inhouden van deze belastingen van de loonstrook van de werknemers. Bovendien is het verantwoordelijk voor zijn deel van de loonbelasting. De checklist moet de vereiste wettelijke aftrekposten bevatten. Wettelijke aftrekposten omvatten ook loonbeslag en inhouding van kinderbijslag. Neem ze op in de checklist, indien van toepassing.
Vrijwillige aftrekposten zijn die die het bedrijf biedt, zoals pensioen- en gezondheidsvoordelen, een levens- en invaliditeitsverzekering, bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen, parkeertarieven, vakbondscontributies en terugbetaling van leningen. In de checklist hoeft niet elk vrijwillig aftrektype te worden vermeld, maar het moet ook betrekking hebben op het controleren van vrijwillige aftrek. Zodra de salarisadministrateur bekend raakt met de loonlijst, is het gemakkelijk om te weten welke aftrekkingen van invloed zijn op welke werknemers.
Betaal generatie
De checklist moet stappen bevatten voor het afdrukken van loonstrookjes en loonstrookjes en het genereren van het directe stortingsbestand. Voeg een stap toe voor het afdrukken van een voorverwerkingsrapport, waarmee de payrollvertegenwoordiger de loonlijst voor het afdrukken van de loonstrookjes en vóór het genereren van het directe stortingsbestand, dubbel kan controleren en zo nodig kan aanpassen. Als de loonstrookjes na de loonverwerking naar een bepaald persoon moeten worden doorgestuurd, moet dit ook in de controlelijst worden vermeld.
Nabewerking
Zodra de loonlijst is verwerkt, moeten de relevante gegevens worden bewaard om naleving van de registratiewetgeving te waarborgen. De checklist moet de verschillende loonlijstrapporten vermelden die moeten worden gearchiveerd. Bovendien moet het de nodige rapporten bevatten voor gerelateerde afdelingen, zoals boekhouding of financiën en personeel. Als verdere interactie is vereist met deze of andere afdelingen, neemt u deze op in de controlelijst. Als een externe belastingfirma bijvoorbeeld de loonheffingsaangelegenheden van het bedrijf behandelt, moet de checklist bevatten hoe de loonbelastingbestanden naar het belastingbedrijf moeten worden doorgestuurd.
