Een zakelijke brief bepaalt de toon voor toekomstige interacties. Wanneer een potentiële klant een zakelijke brief ontvangt, maakt hij onmiddellijk een indruk van de schrijver en zijn organisatie. Als de brief te casual is, kan de schrijver onoprecht of onprofessioneel overkomen. Schrijven dat te formeel is, kan de lezer intimideren of vervreemden. Een goed georganiseerde en goed geschreven brief zal een positieve eerste indruk maken.
Goed georganiseerd
Elke zakelijke brief behandelt een specifiek doel of specifieke taak. Het kan een verzoek om informatie zijn, een reactie op een onderzoek of het indienen van een voorstel. In de eerste alinea staat het doel van de brief vermeld. Het beantwoordt de vragen van de journalist: wie, wat, wanneer, waar en waarom. De resterende paragrafen ondersteunen dit doel met verschillende punten: kwalificaties, kenmerken en kenmerken. De laatste alinea herhaalt dit doel en schetst duidelijk de verwachtingen van de schrijver. De schrijver gebruikt de juiste overgangszinnen om ervoor te zorgen dat alle delen van de letter soepel samen vloeien.
Duidelijk en beknopt
Een goede zakelijke brief geeft alle relevante informatie op een duidelijke en beknopte manier. De schrijver gebruikt een passende toon en taal. Hij houdt de woordenschat eenvoudig en vermijdt het gebruik van technische of abstracte taal om de lezer te imponeren. Hij varieert de lengte van zinnen, weg van lange, dwalende zinnen met buitensporige details. Hij beperkt zich echter niet tot korte, schokkerige zinnen. Waar mogelijk gebruikt hij de actieve stem in plaats van de passieve stem.
Goed gestructureerd
Elke zakelijke brief volgt het formaat en de lettertype-eisen van het bedrijf.In een blokindeling wordt de hele letter links uitgelijnd en één regelafstand, met uitzondering van een dubbele spatie tussen alinea's. Het gewijzigde blokformaat volgt de blokstijl, maar positioneert de datum en sluit in het midden. De meeste zakelijke brieven bevatten de datum, het binnenadres, de aanhef, onderwerpregel, gratis sluiting, handtekening en bijlagen. Als de letter korter of langer is dan gemiddeld, maakt de schrijver de nodige aanpassingen in de verticale afstand.
Foutloos
Alvorens een brief te versturen, leest de schrijver het eerste ontwerp voor. Dit is een uitstekende manier om te controleren op taal die onhandig of onnatuurlijk klinkt. Hij gebruikt een woordenboek en een schrijfstijlboek om alle spelling, grammatica en interpunctie te controleren. Als alternatief kan hij de functie voor spelling en grammatica van zijn tekstverwerkingsprogramma gebruiken. Hij controleert de naam, titel en het adres van de ontvanger.
