Reorganisaties kunnen nodig zijn om veranderende bedrijfsmodellen of economische omstandigheden weer te geven, maar ze kunnen storend zijn voor zowel personeel als klanten zonder een goede planning en uitvoering. Het ontwikkelen van een strategisch plan voor een departementale herstructurering vereist communicatie gedurende het hele proces. Wanneer het plan uiteindelijk onthuld wordt, zullen sommigen de resultaten misschien niet waarderen, maar niemand zou zich er blind voor moeten voelen.
Vertel uw senior leidinggevenden dat u overweegt een afdeling te herstructureren om rekening te houden met veranderende marktomstandigheden. Vorm een groep belangrijke individuen binnen het bedrijf om te dienen als een analyse- en planningsteam om na te denken over de bedrijfsbehoeften rondom de afdeling en hoe deze eruit zou moeten zien wanneer de herstructurering is voltooid.
Praat met belangrijke klanten en consumenten van de producten en services van uw afdeling om hun verwachtingen voor uw afdeling te kennen. Dit kunnen interne klanten, externe klanten of beide zijn, afhankelijk van de situatie. Bepaal welke problemen zij hebben met de kwaliteit, snelheid en reactievermogen van uw afdeling.
Identificeer de redenen voor de herstructurering en hoe deze verandering waarde toevoegt aan de afdeling en het bedrijf. Koppel dit terug aan de missie van de afdeling en de missie- en waardeverklaringen van het bedrijf. Terwijl u doorgaat met het ontwikkelen van het plan, zorgt u ervoor dat de wijzigingen uw afdeling langs dit pad leiden.
Analyseer de huidige processen van uw afdeling. Vergelijk deze met zijn organisatiemissie en scheid de kernprocessen van die die elders in het bedrijf worden gedupliceerd of die secundair zijn aan het voltooien van de doelstellingen van de afdeling. Identificeer de gaten tussen de werkelijke en de gewenste prestaties. Bepaal hoe de bestaande structuur prestaties en klanttevredenheid mogelijk maakt of belemmert.
Herontwerp processen om het beste pad te bepalen voor het creëren van een efficiëntere afdelingsstructuur. Deze herzieningen zouden de klant- en stakeholdertevredenheid moeten verbeteren en de efficiëntie moeten verhogen. Het verlagen van de kosten kan ook een deel van deze doelstellingen zijn, maar houd rekening met het herontwerp van het proces. Personeelsbesparingen die uw vermogen om de benodigde processen in te voeren verminderen, zullen uw afdeling niet helpen slagen.
Bepaal waar de organisatiestructuur moet worden gewijzigd. Mogelijk moeten er nieuwe posities worden gecreëerd of moeten de huidige posities mogelijk worden verduidelijkt door hun rollen en verwachtingen. Beoordeel of uw huidige personeel over de vaardigheden en mogelijkheden beschikt om nieuwe rollen en vereisten te vervullen. Als dat niet het geval is, moet u een trainingsplan ontwikkelen om ze op de hoogte te brengen of nieuwe aanwervingen te doen om de overtreding op te vullen.
Plan uw implementatiestrategie. Ontwikkel een tijdsbestek voor wanneer deze nieuwe structuur wordt geïnstalleerd. Verduidelijken wie in de nieuwe afdelingsstructuur beslissingsbevoegdheid heeft. Schrijf een nieuw organisatieschema en functiebeschrijvingen om aan uw personeel duidelijk te maken wat hun verwachtingen zijn. Als u extra personeel nodig hebt, gebruikt u die functiebeschrijvingen om u in de juiste richting te leiden.
Neem contact op met uw personeelsafdeling om de overgang te plannen. Bepaal of er elders in het bedrijf posities zijn voor degenen die zijn ontslagen door de afdelingsherstructurering. Als de herstructurering tot ontslagen leidt, volg dan de vastgestelde procedures om ervoor te zorgen dat er geen schijn van vertekening in de beslissingen komt.
Communiceer met medewerkers. Uw personeel zal waarschijnlijk een herstructurering beschouwen als een middel om het personeelsbestand te verminderen, dus werknemers staan mogelijk sceptisch tegenover de herstructurering. Door ze in de gaten te houden, vermindert u allebei de invloed van de geruchtenmolen en geeft u hen het vertrouwen dat er een ander plan bestaat dan alleen het aantal personeelsleden verminderen.
