Vertrouw niet op telefoontjes om de resultaten te krijgen die u nodig hebt. Wanneer u aan de telefoon spreekt met klantenservice, verzekeringsmaatschappijen, bedrijven of iemand anders over een belangrijk onderwerp, moet u een bevestigingsbrief opnemen om een geschreven record te maken voor toekomstig gebruik.
Items die je nodig hebt
-
tekstverwerker
-
papier
-
envelop
-
postzegel
Een bevestigingsbrief is een manier om een schriftelijk gesprek vast te leggen met een telefoongesprek dat op een later tijdstip kan worden gebruikt om te bewijzen wat er is besproken. De bevestigingsbrief volbrengt drie dingen: 1) helpt de partijen om de verantwoordelijkheden bij te houden; 2) vertelt de geadresseerde dat het gesprek niet zal worden vergeten; en 3) kunnen worden gebruikt als bewijs in gerechtelijke procedures om uw versie van gebeurtenissen te bewijzen.
Plan je brief voor je telefoongesprek door een checklist te maken met dingen die je kunt bespreken. Bepaal voor elk discussieitem wie verantwoordelijk is en wanneer het item wordt voltooid. Als er eventualiteiten zijn, identificeer ze dan.
Na uw telefoongesprek begint u met het schrijven van uw brief. Voeg een datum, de geadresseerde en een onderwerpsregel toe. Schrijf de brief duidelijk en bondig op. De brief moet feitelijk en nauwkeurig zijn. Laat commentaar, speculatie en emoties achterwege. Gebruik in de regel geen uitroeptekens. Probeer niet te intimideren of te pesten. Denk eraan, de brief kan uiteindelijk voor een rechter of jury worden voorgelezen en je wilt niet overkomen als aanstootgevend of onredelijk.
Begin de brief met "Deze brief dient ter bevestiging van ons telefoongesprek op datum betreffende ___. "Beschrijf vervolgens nauwkeurig wat er is besproken door aan te geven wie wat zei. Zorg ervoor dat u alle belangrijke informatie opneemt, inclusief wie verantwoordelijk is voor het actie-item, wanneer het moet worden voltooid en eventuele onvoorziene gebeurtenissen. informeer me zo snel mogelijk schriftelijk als iets hierboven beschreven onjuist is. "Teken vervolgens de brief.
Zorg ervoor dat u een kopie van de ondertekende brief maakt en bewaart en verzend deze vervolgens. Als het onderwerp van de brief kritiek is en u reden hebt om te geloven dat de geadresseerde de ontvangst van de brief kan weigeren, stuurt u de brief per aangetekende post. Als u het e-mailadres van de geadresseerde hebt, is e-mail in orde.
