Een verbintenisbrief is een officiële overeenkomst om materiële ondersteuning te bieden aan een bedrijf, non-profitorganisatie of onderzoeksorganisatie. Letters of commitment in de bedrijfswereld schetsen doorgaans beloften om financiering of leningen te verstrekken, terwijl die naar non-profitorganisaties over het algemeen afspraken schetsen voor samenwerking, partnerschappen of andere vormen van materiële ondersteuning. Of u nu een verbintenis aangaat om een bedrijf te financieren of een non-profitgemeenschap te steunen, u moet ervoor zorgen dat uw belofte - zoals elke serieuze zakelijke correspondentie - beknopt, duidelijk en diplomatiek is.
Herzie je informatie. In uw intentieverklaring worden alle eerder overeengekomen details over uw ondersteuning (zoals uit te lenen gelden, planningen en noodplannen) uiteengezet, dus zorg ervoor dat al uw relevante informatie actueel is. Uw brief dient alleen de voorwaarden te beschrijven die al door beide partijen zijn overeengekomen. Gebruik de letter niet om voorwaarden of voorwaarden toe te voegen of te herzien.
Identificeer de basisvoorwaarden van uw overeenkomst. De opening van uw brief moet u en alle andere partijen die bij de overeenkomst betrokken zijn, alsmede de basisvoorwaarden en -doelen van uw verbintenis identificeren. Als u geld stort voor een project of bedrijf, geeft u bedragen op. Als je een andere vorm van ondersteuning of samenwerking pleegt, beschrijf dan kort het soort ondersteuning dat je gaat bieden.
Geef een overzicht van uw rollen en verantwoordelijkheden in de overeenkomst. Wees specifiek. Zeg precies wat uw rol is en beschrijf uw verantwoordelijkheden. Als u geld ter beschikking stelt, beschrijf dan betalingsschema's en noodplannen in het geval dat u uw verbintenis niet kunt nakomen. Als u een verbintenis tot samenwerking bij non-profitorganisaties of onderzoek opmaakt, beschrijft u uw precieze verantwoordelijkheden (zoals services of faciliteiten die u wilt aanbieden) en de rol die u of uw organisatie in de samenwerking zal spelen.
Houd je brief duidelijk en beknopt. Sommige bronnen suggereren dat commerciële intentieverklaringen beperkt zijn tot een enkele pagina. In sommige gevallen kunnen effectieve letters zo kort zijn als een enkele alinea.
Wees hartelijk. Als u een brief schrijft met betrekking tot een non-profitorganisatie, moet u er rekening mee houden dat uw brief kan worden gezien door andere instanties die deze organisatie ondersteunen of controleren, dus zorg ervoor dat u duidelijk maakt waarom u met die groep wilt werken.Vermeld ook welke eerdere samenwerking je hebt gehad met de groep. Dit zal uw imago en dat van uw medewerkers versterken, in de ogen van andere donateurs van de non-profitorganisatie, zoals entiteiten die subsidies verlenen.
