Het verliezen van een klant is een ongelukkige omstandigheid die elke dag in bedrijven gebeurt. Wanneer een bedrijf een klant verliest, probeert het bedrijf hem vaak terug te krijgen door hem een verontschuldigingsbrief te sturen. Bedrijven verliezen geld wanneer klanten stoppen met de aanschaf van de aangeboden goederen en diensten. Als uw bedrijf een klant verliest vanwege ontevredenheid, schrijf hem dan een brief. Maak de brief persoonlijk, vriendelijk en kort. Bied een verontschuldiging aan en zeg de gepaste woorden om zijn loyaliteit en business te herwinnen.
Gebruik briefhoofdpapier van het bedrijf. Wanneer u een brief schrijft om een klant terug te krijgen, gebruikt u briefhoofdpapier en typt u het met een tekstverwerkingsprogramma. Vermeld de datum bovenaan de brief samen met de naam en het adres van de klant.
Adresseer de brief. Schrijf de brief op een persoonlijke manier, met behulp van de naam van de klant en het woord "Dear" in de aanhef. Laat de klant weten dat u hem en zijn bedrijf individueel waardeert door de brief persoonlijk te houden.
Excuses aan het begin van de brief. Wanneer een bedrijf een klant verliest, komt dit vaak doordat de klant om de een of andere reden ontevreden is. Dit kan te maken hebben met problemen met klantenservice, kwaliteit van goederen en diensten of prijszorgen. Vermeld de precieze reden, als u het weet, dat de klant uw bedrijf niet langer gebruikt. Wees oprecht en laat de klant weten dat je echt spijt hebt en dat dit geen weerspiegeling is van je normale zakelijke normen. Als er geen duidelijke reden is dat de klant gestopt is met het gebruik van uw bedrijf, hoeft u zich niet te verontschuldigen. Vertel de klant in plaats daarvan dat u haar mist en dat u hoopt dat ze uw services in de toekomst opnieuw zal gebruiken.
Aanbieding wijzigt. Stel iets aan de klant voor om de situatie goed te maken. U kunt een gratis service, een percentage korting op een uitverkoop, gratis verzending of een gratis geschenk aanbieden. Zorg ervoor dat de aanbieding iets is dat de klant aanzienlijk zal beïnvloeden.
Bedank de klant. Bied dank en dank aan de klant voor de jaren dat ze zaken heeft gedaan met uw bedrijf. Vertel de klant dat u hoopt dat zij haar beslissing zal heroverwegen en haar zal verzekeren dat uw goederen en diensten in de toekomst haar zullen bevredigen. Laat uw telefoonnummer, directe extensie en e-mailadres achter en vraag haar om u te bellen als ze opmerkingen, problemen of vragen heeft.
Sluit de brief. Onderteken de brief "Oprecht" gevolgd door uw naam.
