Debiteuren is een term die wordt gebruikt in bedrijven waar bedrijven klanten toestaan goederen of diensten op krediet te kopen. Als klanten alleen contant of per cheque betalen, is de debiteur een zeer basistype van een account dat gemakkelijk kan worden gewijzigd als betalingen worden gedaan. Met krediet bewaren bedrijven echter het geld dat ze verschuldigd zijn maar nog niet terugbetaald in de account, waardoor het een belangrijk onderdeel wordt van de bedrijfswinstenstrategie. Bedrijven hebben plannen nodig over hoe ze het verschuldigde geld in debiteuren verzamelen en hoe snel ze de schuld willen verplaatsen.
Primaire facturering
De eerste stap van het beheren van debiteuren is de basisfacturatie. Bedrijven beginnen meestal met het nastreven van een bepaalde factureringscyclus. Ze willen schulden binnen een bepaald tijdsbestek verzamelen, zoals 30 dagen of twee maanden. Met dit doel in gedachten, sturen bedrijven facturen naar klanten die hen geld verschuldigd zijn en bieden ze hen de mogelijkheid om te betalen. De instructies met betrekking tot de betaling en de gevolgen moeten in deze stap heel duidelijk worden beschreven.
Onderzoek van factureringsproblemen
Wanneer een klant de rekening niet betaalt, moet het bedrijf het probleem onderzoeken. De meeste factureringsproblemen worden niet veroorzaakt doordat klanten weigeren om de rekening te betalen, maar eerder vanwege een bepaald probleem. De klant heeft mogelijk de beloofde service niet ontvangen of is mogelijk een langere betalingstermijn beloofd dan correct was. Soms missen facturen de nodige informatie of is de bestelling niet correct uitgevoerd. In deze gevallen moet het bedrijf het probleem oplossen om de debiteuren te verzamelen.
Past-Due Collection Steps
Wanneer de klant weigert te betalen, moet het bedrijf beslissen hoe deze late betalingen moeten worden afgehandeld. De meeste bedrijven hebben verschillende duidelijke stappen die ze volgen. De eerste stap kan een telefoongesprek zijn wanneer de deadline nadert om ervoor te zorgen dat de klant betaalt. Nadat de deadline is verstreken, geven de meeste bedrijven een nieuwe factuur uit en voeren ze een tweede telefoontje uit als waarschuwing. Het bedrijf kan ook besluiten om juridische stappen te ondernemen tegen klanten, met name voor grotere schulden.
Verliezen tellen
Wanneer een bedrijf niet denkt dat een schuld ooit zal worden betaald, probeert het de schuld uit de debiteuren te krijgen. Veel bedrijven verkopen schulden aan incassobureaus voor kleine bedragen. Het door het bedrijf verloren geld is echter nog steeds aanwezig en bedrijven registreren deze onbetaalde schuld als een verlies in hun boeken. Hiermee kan het bedrijf aan het einde van het jaar een belastingvermindering voor alle verliezen nemen.
