Werknemers die op contractbasis of op freelancebasis services verrichten, moeten na voltooiing van een opdracht de betaling incasseren. De meest gebruikelijke methode is om een servicefactuur aan te maken die u aan klanten kunt voorleggen, waarin de voltooide services en de bijbehorende kosten worden beschreven. Een georganiseerd factureringssysteem biedt onafhankelijke contractanten de mogelijkheid openstaande bedragen bij te houden en nauwkeurig de eindejaarswinsten voor belastingaangifte te berekenen. Personen die geen boekhoudprogramma's voor kleine bedrijven zoals QuickBooks of Peachtree gebruiken om facturen te genereren, kunnen deze eenvoudig via Microsoft Office maken.
Blader door de lijst met lege factuursjablonen die beschikbaar zijn via Microsoft Office door hun website te bezoeken, "Sjablonen" bovenaan het scherm te selecteren, "Servicefactuur" in het zoekveld te typen en op het vak "Zoeken" te klikken. De zoekresultaten bevatten verschillende downloadbare sjablonen voor gebruik met Word of Excel.
Selecteer een factuurtemplate en klik op de knop "Download" om de sjabloon naar uw computer te downloaden. Zorg ervoor dat u een sjabloon downloadt die compatibel is met de versie van Office die op uw pc is geïnstalleerd. Deze informatie vindt u onder het gedeelte "Details" voor de sjabloon die u bekijkt. Nadat de download is voltooid, wordt de sjabloon automatisch geopend met Word of Excel.
Personaliseer de factuur door uw naam of de naam van uw bedrijf bovenaan in te voegen, samen met een optioneel bedrijfslogo. Neem zoveel mogelijk contactgegevens op, zoals het bedrijfsadres, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres en website.
Wijs een uniek factuurnummer toe voor trackingdoeleinden en neem de huidige datum bovenaan op. Deze informatie moet worden bewaard voor archiverings- en trackingdoeleinden.
Voer een beschrijving in van de services die in de hoofdtekst van de factuur worden uitgevoerd en voeg een gespecificeerde lijst met kosten of uitgaven toe. Het totaal verschuldigde bedrag voor al het uitgevoerde werk, inclusief onderdelen en arbeid, moet onderaan duidelijk worden vermeld.
Voeg betalingsinstructies en voorwaarden op de factuur toe, zodat de klant weet wanneer de betaling verschuldigd is en de juiste manier is om geld in te dienen. Typische factuurvoorwaarden kunnen worden gecommuniceerd door 'Betalingsvervaldatum: 15 oktober 2011' of 'Betaling binnen 60 dagen na factuurdatum' te vermelden. Instructies moeten alle methoden bevatten waarin de klant een betaling kan doen, zoals een cheque verzenden of online een betaling doen.
Stuur de factuur tijdig naar de klant om ervoor te zorgen dat er voldoende tijd is om de betaling over te maken. Naarmate betalingen worden ontvangen, werkt u uw records bij om ze als betaald te markeren, omdat dit het bedrag is dat moet worden geclaimd als inkomsten en wordt weergegeven op IRS (Internal Revenue Service) 1099-MISC.
Tips
-
Aannemers met meer dan $ 600 aan inkomsten zijn verplicht om hun inkomsten aan de IRS te melden.
Het aanbieden van een incentive, zoals een korting voor vervroegde betaling, kan hun tijdigheid vergroten.
