Hoe schrijf je een brief van heroverweging

Je bent begrijpelijkerwijs teleurgesteld om een formele afwijzing van welke aard dan ook te ontvangen. Maar vergeet niet dat zo goed als elke beslissing kan worden aangevochten, wat inhoudt dat de beslissende partij wordt gevraagd om nog een keer te kijken en hun beslissing opnieuw te bekijken. De manier waarop u uw heroverwogen brief opstelt, ook een beroepschrift genoemd, heeft veel te maken met het feit of uw verzoek wordt gehonoreerd of zelfs een tweede oogopslag krijgt.

Wees kort en direct

Mensen die elke dag dergelijke beslissingen nemen, worden overweldigd door communicatie, waaronder veel brieven over heroverweging. Dus hun eerste indruk van uw brief kan van invloed zijn op hoe zij over uw verzoek denken voordat ze het hebben gelezen. Als het vol zit met lange paragrafen, zijn ze vanaf het begin moe; en kan het zelfs naar de bodem van de stapel duwen. Om de beste indruk te maken:

Houd je brief bij op één pagina.
Schrijf korte paragrafen.
Gebruik opsommingstekens om het lezen te vergemakkelijken.

Gebruik de juiste bedrijfsstijl

Een heroverwegingsbrief of recon-brief is belangrijk en vereist daarom een formele indeling en stijl van het bedrijf. Houd deze punten in gedachten bij het opstellen van uw brief:

Gebruik blokformaat: Blokkerings- en ingesprongen indelingen worden het meest gebruikt in zakelijke brieven. In blokindeling is elke regel gelijk. Alinea's worden aangegeven door een extra regelafstand in plaats van door inspringingen. Hoewel je een van beide zou kunnen gebruiken, zorgt blokstijl ervoor dat opsommingstekens opvallen doordat alle andere kopieën gelijk links liggen.

Begin met je adres: Sla uw adres over als u briefhoofdpapier gebruikt. Schrijf anders uw adres op twee regels: adres op lijn één en plaats, postcode en postcode op regel twee. Zeg woorden als 'Straat', 'Weg' en je staat. Vermeld uw naam niet in dit gedeelte.

Voeg de datum toe: Sla één regel over en voeg de datum van vandaag toe als u uw brief vandaag of morgen verzendt. Als u het later mailt, dateert u het in de buurt van wanneer u het mailt. Of wijzig de datum net voordat u deze afdrukt en verzendt. Het hebben van een huidige datum geeft aan dat uw brief belangrijk is. Als het een week oud is tegen de tijd dat je beslissingsmaker het ziet, lijkt het oud nieuws dat er niet veel toe doet.

Voeg de informatie van de ontvanger toe: Sla één regel na de datum over en gebruik zoveel regels als u nodig hebt om alle relevante informatie van de ontvanger te vermelden, inclusief formele naam, volledige en nauwkeurige titel en bedrijfsnaam en adres.

Voorbeeld van het schrijven van een recon brief aan een rechter:

De geachte John H. Cranston

District Court (of wat de volledige naam van de rechtbank ook is)

Straatnaam van de rechtbank

Postcode van stad, staat (geen komma tussen staat en postcode)

Voorbeeld van het schrijven van een recon-brief aan een college:

Mevrouw Meredith P. Johnston

Decaan van studenten

Milbert College

woonadres

Plaats, provincie en postcode

Begroet formeel: Gebruik de volledige, formele naam van het afwijzingsdocument. Bijvoorbeeld: "Beste rechter Cranston:" of "Beste Dean Johnston:" Merk op dat de begroeting eindigt met een dubbele punt.

Zelfverzekerd, niet arrogant: De toon die u neemt bij het schrijven van uw recon-brief kan een make-or-break-factor zijn. Neem geen antagonistische, boze of superieure toon aan. Streef ernaar om zelfverzekerd te zijn over je verzoek, maar bescheiden om te vragen.

Vermeld uw aanvraag vooraan

Een recon-brief is niet de plaats voor een slimme opening. Beslissers willen van tevoren weten waar uw brief over gaat. Bijvoorbeeld:

"Ik ben aan het schrijven om u te vragen uw beslissing in zaaknummer 4325671, die werd gegeven op (maand, dag, jaar), opnieuw te overwegen." De beslissing is voor uw gemak aan deze brief gehecht. "

Als u een kopie van uw beslissingsbrief of documenten bijvoegt, is het voor de ontvanger eenvoudiger om naar de details van uw zaak te verwijzen zonder deze op te zoeken. Het vermindert ook de kans dat ze uw brief opzij zetten bij het zoeken naar uw casusdocumenten.

Voeg nieuwe informatie toe

Uw beste kans dat de afwijzing opnieuw wordt bekeken en teruggedraaid, is als u nieuwe informatie in uw recon brief hebt die niet is verstrekt op het moment van de eerste beslissing. Maak duidelijk dat dit nieuwe informatie is en leg het kort uit, maar het is gemakkelijk te begrijpen. Bijvoorbeeld als u van school bent verwijderd vanwege een overtreding van de regels of bent beschuldigd van een misdrijf in de rechtszaal:

"Ik heb nieuwe informatie die van invloed is op deze zaak:

Een getuige heeft bewijsmateriaal naar voren gebracht dat me ver weg plaatst van waar de betreffende activiteiten plaatsvonden.
De beëdigde en notariële verklaring van de getuige is bijgevoegd. "

Pleit rationeel, niet emotioneel

Als je geen nieuwe informatie hebt, probeer dan de zaak een nieuwe inslag te geven of vraag hem anders te heroverwegen. Mensen die deze moeilijke beslissingen nemen, krijgen veel recon-brieven waarin ze vragen om heroverweging van beslissingen. Ze hebben elk denkbaar excuus en pleidooi eerder gehoord. Waarom zou de jouwe de uitzondering zijn? Voorkom dat je je ontberingen of verwoestingen uit. Iedereen die wordt afgewezen, is van streek, maar dat is geen geldige reden om het besluit terug te draaien. Bijvoorbeeld in het geval van een afwijzing van een toelating tot een college, in plaats van:

"Ik zal het enige familielid zijn in drie generaties dat niet aan het Milbert College deelneemt."

Geef uw zaak een meer rationele uitleg en beoordeel de voordelen voor de school:

' Twaalf leden van mijn familie zijn trotse afgestudeerden van het Milbert College en drie hebben duurzame bijdragen geleverd die alle studenten ten goede komen:

Voorvechter van de bouw van de torenboog.
Fondsenwerving voor de uitbreiding van de afdeling biologie.
Voorzitter van de jaarlijkse Fulton-poëziewedstrijd.

Ik wil ook mijn bijdragen aan het Milbert College toevoegen. Om deze redenen denk ik dat mijn status als een oudere aanvrager verder moet worden overwogen. "