Bouwkosten worden verantwoord via een projectadministratiesysteem waarbij kosten in rekening worden gebracht voor een bepaald contract dat is opgezet als een project in het systeem. Het projectadministratiesysteem maakt het mogelijk dat verschillende bouwprojecten in één keer worden uitgevoerd, waarbij de kosten afzonderlijk voor elk project worden verantwoord. De kosten vallen meestal in drie categorieën: directe kosten, zoals arbeid, materialen en onderaanneming; indirecte kosten, zoals indirecte arbeid, toezicht, hulpmiddelen, apparatuurkosten, benodigdheden, verzekering en ondersteuning; en verkoop-, algemene en administratieve kosten, die zijn uitgesloten van contractkosten, omdat ze van toepassing zijn op het algemene beheer van het bedrijf en niet gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd met een bepaald project. Er zijn over het algemeen twee boekhoudmethoden die kunnen worden gebruikt voor rapportagedoeleinden: de voltooide contractmethode en de percentage of completion-methode.
Noteer de transacties van dag tot dag in tijdschriften, aanvankelijk. Periodiek, vat de transactie-informatie samen en plaats deze op grootboekrekeningen waarbij elke transactie wordt geregistreerd als een debet en een creditering voor bepaalde rekeningen in het grootboek. De betaling voor bouwmaterialen vertegenwoordigt bijvoorbeeld een debitering of een verhoging van een projectkostenrekening en een creditering of korting op de geldrekening van het bedrijf.
Maak financiële rapporten onder de voltooide contractmethode. Met behulp van de voltooide contractmethode wordt het inkomen alleen gerapporteerd voor voltooide projecten. Werk in uitvoering (kosten) wordt alleen op de balans gerapporteerd, resulterend in een activum als contractfacturen hoger zijn dan de kosten of een verplichting als de kosten hoger liggen dan de contractfacturen. De totale nettowinst of het nettoverlies wordt gerapporteerd in de laatste periode, wanneer het project is voltooid en heeft alleen direct invloed op het inkomen voor die periode. De voltooide contractmethode voor boekhouding is volledig retrospectief (het bedrijf zal niet weten of er een verlies zal zijn op het project tot het einde) en biedt geen begeleiding voor het management tijdens de projectperiode.
Bepaal welke van de twee methoden u zult gebruiken en consistent bent. Volgens de 'percentage of completion'-methode worden de kosten gerapporteerd in de resultatenrekening samen met een evenredig deel van alle projectopbrengsten (of facturen), gelijk aan het deel van het werk dat tijdens de periode is voltooid. Het deel van het voltooide werk wordt bepaald door de kosten voor de periode te delen door de totale geschatte kosten van het project. De percentage-of-completion methode schat de werkelijke inkomsten in elke periode, maar is vatbaar voor mogelijke manipulatie van resultaten die de werkelijke positie van het bedrijf kunnen verstoren.
