Hoe schrijf ik een opdrachtbrief? Doorgaans gebruiken accountants opdrachtbevestigingen, maar ze kunnen de eigenaar van een kleine bedrijfsservice ten goede komen, omdat het in wezen contracten in de vorm van een brief zijn. Dit kan de wettigheid van het aangaan van een zakelijke relatie minder intimiderend maken, vooral als u met andere kleine bedrijven samenwerkt. Volg deze stappen om een sterke engagement letter te schrijven.
Geef een inleiding door te stellen dat dit een opdrachtbevestiging is en het doel is om de overeenkomst tussen u en uw klant duidelijk te maken. Identificeer wie iedereen is, d.w.z. "Ik, Bill Smith, een gecertificeerde openbare accountant in de staat New York, stel voor om het volgende project voor Acme Widget Makers te voltooien."
Definieer de reikwijdte van de services die u aanbiedt. Maak uw cliënt duidelijk wat u wel en niet zult doen op basis van de discussie (s) die u hebt gehad. Overweeg een opsommingsteken met taken te gebruiken, dus het is absoluut duidelijk wat het project precies inhoudt.
Voeg de tijdsperiode toe die het project bestrijkt. U kunt de vervaldatum in het rood markeren, zodat iedereen duidelijk is op welke datum het werk moet worden voltooid. Bespreek wat er met de kosten gebeurt als u te laat bent met het project zonder voorafgaande toestemming van uw klant.
Ga verder naar het geldgedeelte van de opdrachtbrief. Wees heel specifiek over hoe u factureert. Geef uw uurtarief en beschrijf hoe u de klant op de hoogte stelt van de voortgang. Markeer de projectkosten rood als u een vast tarief in rekening brengt.
Praat over bemiddelingsbeleid als u vindt dat dit gepast is. U moet ook sectorspecifieke problemen noemen. Een CPA kan bijvoorbeeld de services vermelden die hij niet over het project verstrekt als deze afwijkt van zijn standaard belastingvoorbereidingsprotocol.
Beëindig uw brief met handtekeningregels voor u en uw klant. Schrijf je persoonlijke naam en de naam van je contact onder twee regels naast elkaar. Schrijf vervolgens "voor" en maak nog twee regels waarin u de bedrijfsnamen daaronder typt. Voeg ook regels toe voor de datum van ondertekening.
Schrijf sjablonen voor opdrachtbevestigingen voor verschillende bedrijfssituaties. Je zou ze kunnen classificeren per klant, project of servicepakket.
Tips
-
Schrijf uw beleid voor te late betaling op in een afzonderlijke alinea in uw opdrachtbevestiging zodat deze opvalt. U moet altijd twee exemplaren van de opdrachtbrief ondertekenen en een zelf-geadresseerde, gestempelde envelop voor de klant bevatten om één exemplaar naar u te sturen met zijn handtekening. Bewaar een derde exemplaar van de opdrachtbrief in uw bestand terwijl u wacht tot de ondertekende kopie wordt teruggestuurd.
