Voorstelbrieven kunnen als belangrijke hulpmiddelen dienen voor het verkrijgen van nieuwe klanten, het starten van nieuwe projecten en het laten groeien van een bedrijf. Van de lay-out en het ontwerp tot de taal die in het document wordt gebruikt, moeten bedrijfsleiders alle aspecten van een voorstel overwegen voordat ze het naar de beoogde ontvanger sturen om de effectiviteit van het document te maximaliseren. Net zoals het openen van een dergelijke brief cruciaal is om een lezer de volledige inhoud te laten lezen, zijn de laatste zinnen van een voorstelbrief ook van bijzonder belang, omdat dit de laatste woorden zijn die de ontvanger zal lezen voordat hij mogelijk een beslissing neemt.
Een effectief voorstel schrijven
Om een effectieve voorstelbrief te schrijven, is het nuttig om eerst alle relevante informatie te verzamelen die u in het document wilt opnemen. Dit kan statistieken, budgetcijfers, datums, definities en de inloggegevens van uw bedrijf zijn. Misschien wilt u ook beginnen met een outline, een schrijfhulpmiddel waarmee u de verschillende categorieën van uw voorstel kunt plannen.
De introductie van uw voorstel zou de aandacht van de lezer moeten wekken en waarschijnlijk enige basisinformatie over uw bedrijf bevatten en waarom hij gekwalificeerd is om de betreffende taak uit te voeren. De inleiding kan ook een breed overzicht van het onderwerp van het voorstel bevatten, zodat de ontvangers begrijpen wat ze gaan lezen en waarom ze moeten blijven lezen. Sommige voorstellen kunnen ook beginnen met een samenvatting, een kort overzicht dat de kernpunten van het voorstel samenvat. De samenvatting is nuttig voor ontvangers die weinig tijd hebben, maar willen weten waar het voorstel over gaat.
De belangrijkste delen van uw voorstel variëren afhankelijk van het project, maar kunnen secties bevatten die het budget of de prijzen van het project bespreken, de voorgestelde tijdlijn voor het project en de risico's die aan het project zijn verbonden. U kunt ook de materialen bespreken die nodig zijn om het project te voltooien, de arbeidskrachten of soorten werknemers die nodig zijn om het project te voltooien en de verwachte inkomsten of leads gegenereerd door het project.
Het is belangrijk om uw document aan te passen aan uw specifieke doelgroep tijdens het schrijven van een voorstel. De taal die u gebruikt, hangt af van de expertise van het publiek en van hoe vertrouwd ze zijn met de technische aspecten van het project.
Voordat u het voorstel naar een lezer stuurt, moet u het document altijd zorgvuldig bewerken en eventuele spelfouten, grammaticale fouten en feitelijke onjuistheden verwijderen. Typefouten en andere fouten kunnen als onprofessioneel worden ervaren en ertoe leiden dat het voorstel wordt afgewezen.
Een voorstelbrief sluiten
Het afsluiten van een voorstel is een cruciaal onderdeel van het algemene document. Wanneer de ontvanger klaar is met het lezen van het voorstel, moeten de laatste paar zinnen of paragrafen in haar gedachten blijven. Een effectieve conclusie kan helpen de deal te verzegelen en de lezer ertoe brengen zaken te doen met uw bedrijf. Hoewel andere delen van het voorstel ook belangrijk zijn om goedkeuring te krijgen, is het zinvol extra tijd te besteden aan de laatste paar zinnen om ervoor te zorgen dat het voorstel overtuigend is.
Overweeg in de conclusie de belangrijkste punten van het voorstel opnieuw te belichten om de belangrijkste concepten te benadrukken, en zorg ervoor dat u niet letterlijk herhaalt wat u al schreef. Deze definitieve samenvatting zou een analyse of verklaring moeten bieden die alle hoofdpunten met elkaar verbindt. U kunt de ontvanger mogelijk ook aanmoedigen om het gesprek voort te zetten door aan te bieden om eventuele slepende vragen te beantwoorden of om het idee op een later tijdstip nader te bespreken. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Laat het me weten als u nog meer vragen hebt - ik wil ze graag beantwoorden." Sommige effectieve voorstellenbrieven eindigen ook met een oproep tot actie, die een gevoel van urgentie kan creëren en een reden voor de ontvanger om verder te gaan met het voorstel. Een voorbeeld van een call-to-action is: "Begin vandaag nog aan dit project door contact op te nemen met ons team."
