Een voorstelbrief is een kortere versie van een uitgebreid voorstel dat in briefvorm is geschreven. Volgens The College of William & Mary wordt een kantoor toegewezen, meestal wordt dit gestuurd om privé-sponsors te selecteren. Het kan ook worden beschouwd als een voorontwerp voor overheidsfinancieringsinstanties, die vaak verzoeken om offertes indienen om de interesse en capaciteiten van contractanten te peilen. In de aanbiedingsbrief moet de interesse van de potentiële klant worden vastgelegd, te beginnen met de introductie.
Identificeer uw organisatie. Geef kort aan waarom u gekwalificeerd bent om aan het project van de klant te werken. Als uw aanzoekbrief bijvoorbeeld betrekking heeft op een bouwproject, kunt u het hebben over uw rol als onderaannemer in een of twee recente projecten. Als uw brief betrekking heeft op een onderzoeksbeurs, vermeld dan uw expertise. Als u bijvoorbeeld een subsidie van een transportbedrijf aanvraagt, vermeldt u uw expertise in gerelateerde onderzoeksprojecten, zoals brugveiligheid en snelwegveiligheid.
Begin met een interessant feit of statistiek. Deze techniek is vooral handig als u een aanvraag voor onderzoeksfinanciering indient. Het moet echter relevant zijn. Als uw voorstelbrief bijvoorbeeld betrekking heeft op onderzoek naar het gebruik van mobiele telefoons, citeer dan geen statistische gegevens over het broeikaseffect. Gebruik geloofwaardige bronnen voor uw gegevens, zoals overheidswebsites en peer-reviewed tijdschriften.
Begin met vragen die je voorstel zou beantwoorden. De introductie is uw eerste en mogelijk beste kans om potentiële financieringsbureaus ervan te overtuigen dat uw onderzoek een tastbare behoefte zou vervullen in de wetenschappelijke gemeenschap. Als u een ongevraagde aanbiedingsbrief indient bij een potentiële klant in de privésector, stelt u vragen zoals 'wilt u dat uw inkoopkosten met 10 procent dalen?' of "Hoe zou uw bedrijf kunnen profiteren van 24/7 on-demand training?" Geef vervolgens aan hoe uw bedrijf zijn expertise kan gebruiken om deze vragen te beantwoorden.
Schrijf in de eerste persoon. Schrijf bijvoorbeeld: "Ons kantoor heeft expertise in het ontwerpen van webgebaseerde trainingsprogramma's voor kleine en middelgrote bedrijven. Wij kunnen uw bedrijf helpen om een kosteneffectieve 24/7 on-demand training voor uw werknemers en klanten te realiseren."
Wees beknopt. Volgens de website Writing and Humanistic Studies van het Massachusetts Institute of Technology kan een rondzwervende discussie over op afstand gerelateerd materiaal je lezers verwarren en verveelvoudigen.
