Elk bedrijf moet een goed doordacht budget hebben dat rekening houdt met de doelstellingen van het bedrijf, de motivatie van werknemers en de financiële beperkingen van het bedrijf. Bovendien moet het bedrijf rekening houden met zowel de vorige financiële en zakelijke activiteiten van het bedrijf als met de doelen die het bedrijf voor de toekomst nastreeft.
Doelen stellen
Alvorens het budget van het bedrijf te bepalen, moet het budgetteringscomité of andere belangrijke besluitvormers doelen stellen voor de toekomst van het bedrijf. Doelstellingen kunnen bijvoorbeeld kostenbesparingen zijn, waarvoor een heel andere vorm van budgettering nodig is dan doelstellingen voor het uitbreiden van een bedrijf naar een tweede locatie.
Beschikbare bronnen bepalen
De doelstellingen van een bedrijf moeten het budgetteringsproces beïnvloeden, maar mogen zeker niet volledig dicteren. Een bedrijf moet ook beschikbare middelen analyseren en bepalen wat er beschikbaar is om zijn doelstellingen te bereiken. Inderdaad, de beschikbare middelen kunnen in belangrijke mate de doelstellingen van de onderneming dicteren. Beschikbare middelen zijn niet beperkt tot het geld dat het bedrijf beschikbaar heeft, maar kunnen ook potentiële leningen of extra externe investeringen omvatten. Daarnaast moet een bedrijf rekening houden met zijn verkoopprognoses voor het komende jaar.
Toekomstige behoeften projecteren
Een begroting is toekomstgericht en vereist enige schattingen. Het is natuurlijk onmogelijk om met perfecte nauwkeurigheid te voorspellen wat de toekomstige budgettaire behoeften van uw organisatie zullen zijn. Er zijn echter enkele belangrijke gegevensbronnen waar u naar kunt kijken om een schatting te krijgen. Deze bronnen omvatten bedrijfsgegevens uit het verleden, alle beschikbare gegevens over concurrenten en een analyse van huidige en zich ontwikkelende economische en regulatorische trends die het komende jaar op een of andere manier anders kunnen zijn dan voorgaande jaren.
Combineer toekomstige behoeften met beschikbare bronnen
Vaker dat niet, zullen uw beschikbare middelen niet perfect passen bij uw verwachte toekomstige behoeften. Het is in deze fase van de budgetcyclus dat u misschien wat compromissen moet sluiten en onderhandelen tussen uw afdelingen om te bepalen hoe u de schaarse middelen van uw bedrijf het best kunt toewijzen. Bij het doorlopen van dit proces moet u rekening houden met de prioriteiten en strategische behoeften van het bedrijf.
Definitieve goedkeuring verkrijgen
Zodra u een volledig budget hebt uitgewerkt, is de volgende stap het verkrijgen van goedkeuring van het budgetteringscomité of welke entiteit dan ook gemachtigd is om het definitieve ja of nee-besluit over uw budget te nemen. Hoe strenger u heeft gewerkt om tegemoet te komen aan de behoeften van alle belangrijke belanghebbenden tijdens de vorige stappen, hoe soepeler dit proces zou moeten zijn.
De goedgekeurde fondsen distribueren
Zodra het budget is voltooid en goedgekeurd, is de laatste stap van het budgetteren het distribueren van de toegewezen middelen naar de verschillende afdelingen en bedrijfssegmenten. Typisch is dit de taak van een chief financial officer of bedrijfscontroller.
Monitoring en evaluatie
Zodra het budget is voltooid en het geld is verdeeld, is het budgetteringsproces nog niet afgelopen. Je moet nog steeds actief het succes bijhouden van het budget dat je hebt gemaakt en geïmplementeerd. Zoek naar gebieden waar middelen ontbreken of waar afval lijkt te bestaan en houd deze gebieden in gedachten voor toekomstige budgetcycli.
