Het documenteren van interne controles en processen kan een uitdaging zijn. Complexe processen worden gepresenteerd in een gemakkelijk te begrijpen stijl en dat is geen eenvoudige taak. Je moet uitstekende communicatieve vaardigheden hebben, zowel mondeling als schriftelijk, om goed werk te leveren. Stappen voor het maken van goede documentatie omvatten het interviewen van medewerkers, observatie, evaluatie en organisatie. Een belangrijk aspect van het maken van documentatie is dat u later wijzigingen kunt aanbrengen. Processen veranderen en als gevolg hiervan moeten documenten ook veranderen.
Interview medewerkers. Dat is de eerste stap in dit proces. Maak geen aannames en stel geen vragen om uw begrip dubbel te controleren. Vraag om medewerkers om te laten zien waar ze het over hebben. Als iemand een paper moet goedkeuren, vraag dan om dat papier te zien. Sommige mensen gebruiken graag een bandrecorder en vervolgens transcriberen ze de informatie. Dit kan een goed idee zijn als iemand aan het praten is en het proces tegelijkertijd laat zien met veel details. 'Laten zien en vertellen' is de juiste keuze.
Observeer je omgeving. Als het proces bijvoorbeeld is om facturen aan controleaanvragen te koppelen, noteer dan of dit daadwerkelijk wordt gedaan. Vaak vertellen mensen je de juiste manier om een bepaald proces te doen, maar dat betekent niet dat het zo gedaan wordt. Omdat je de werkelijkheid documenteert, kan het observeren van het proces waardevol zijn om goede informatie toe te voegen die niet voor de hand liggend is tijdens het interview. Kijk in vulkasten en merk op welke papieren mensen aan hun bureau hebben.
Evalueer de effectiviteit van een proces tijdens het documenteren ervan. Als u ziet dat processen niet werken of twee keer worden uitgevoerd, maak er dan een aantekening van. Dit is de beste manier om waarde toe te voegen aan uw werkdocumenteringsprocessen. Wanneer u een proces evalueert, bekijkt u het objectief en kunt u suggesties voor verbeteringen doen. Zorg ervoor volg protocol bij het doen van aanbevelingen. Let op: als processen veranderen vanwege uw aanbevelingen, moet u de verbeterde processen documenteren, niet alleen de oude.
Bestandsdocumentatie in mappen en online in mappen. Het gebruik van sjablonen om de documentatie te standaardiseren, helpt het gemakkelijk leesbaar te houden. Elk bindmiddel of elke map moet een index bevatten met informatie over een gebied. U kunt bijvoorbeeld een map over crediteurenadministratie hebben waar u verhalen en flowcharts kunt indienen die het proces documenteren. Mogelijk hebt u nog een bindmiddel over Payroll en nog een andere over Debiteuren. Het scheiden van de documentatie over processen kan gebruikers helpen bij het vinden van informatie. Zorg voor dezelfde organisatie op alle bindmiddelen voor de volgorde van de documentatie, de inhoudsopgave vooraan, enz. Dit is erg belangrijk wanneer er wijzigingen moeten worden aangebracht en een specifiek item snel moet worden gevonden.
Tips
-
Gebruik Word of een ander programma om uw documentatie te maken.
Overweeg documentatiesoftware die specifiek is voor uw branche en die u tijd kan besparen bij het schrijven en organiseren. Overweeg beide verhaallijnen en stroomdiagrammen te gebruiken om de duidelijkheid te verbeteren Vermijd het gebruik van jargon of initialen
Andere overwegingen zijn onder meer: schrijf korte zinnen en vermijd passieve stem; verfraai het niet of houd vonnissen in. Schrijf bijvoorbeeld niet over de aardige receptioniste. Schrijf over de receptioniste. Gebruik geen echte namen van mensen - gebruik altijd positienamen en houd ze consistent in de documentatie; laat een manager of een supervisor uw documentatie lezen om te controleren of deze correct is; en houd rekening met vertrouwelijke informatie in de documentatie. Toon geen voorbeelden van handtekeningen van cheques of toon er vertrouwelijke loongegevens in.
Waarschuwing
Houd rekening met de gebruikers van uw documentatie. Dit kunnen niet alleen interne personen zijn, maar ook auditors en andere belanghebbenden. Dit is zeer zichtbaar. Zorg er dus voor dat uw werk geen gênante grammatica of spelfouten bevat.
