Elk bedrijf moet beschikken over een methode voor het vastleggen, organiseren en analyseren van financiële gegevens die voortvloeien uit dagelijkse zakelijke transacties. In veel gevallen moeten bedrijven en bedrijven zich houden aan algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen die een specifiek systeem van boekhouding en boekhouding vereisen. Kleinere bedrijven hebben echter ook de basiselementen van de boekhouding nodig om zich voor te bereiden op belastingen en om de inkomsten bij te houden. Boekhoudsystemen kunnen handmatig worden ingesteld - met behulp van fysieke boeken - of door boekhoudprogramma's te gebruiken om de informatie te ordenen en te onderhouden.
journals
In een boekhoudsysteem zijn de tijdschriften de eerste plaats waar u kunt zoeken om volledige informatie over een transactie te vinden. Het algemene dagboek, dat door veel bedrijven wordt gebruikt en dat gebruikmaakt van een boekhoudsysteem met dubbele boekhouding, registreert de debet- en creditbedragen voor elk account terwijl er transacties plaatsvinden. Het kan ook een korte beschrijving van de transactie geven. Sommige bedrijven hebben gespecialiseerde tijdschriften, elk voor het vastleggen van een bepaald soort transactie. U kunt bijvoorbeeld zowel een contante uitbetaling als een kasontvangstboek hebben, dat cheques registreert die zijn gestort en geschreven en contanten zijn uitgegeven en gestort.Andere tijdschriften zijn het salarisverslag, crediteuren en debiteurenjournalen.
grootboeken
Boekhoudingsboekingen groeperen transacties naar account en het effect ervan op het bedrijf. Categorieën in het grootboek kunnen activa, verplichtingen, uitgaven en inkomsten omvatten. Elke categorie bevat secties voor elk van die soorten rekeningen (bijvoorbeeld onkostenrekeningen). Periodiek worden transacties van zakelijke tijdschriften gepost of opgenomen in de grootboeken. Een eenvoudig grootboeksysteem heeft een verzameling 'T-accounts' die elk twee kolommen hebben, één voor debiteringen en tegoeden. Er kunnen echter drie- of vierkoloms ledger-systemen worden gebruikt om andere informatie vast te leggen, zoals een lopende balans van het account.
werkbladen
Werkbladen geven de boekhouder of accountant een manier om gegevens te analyseren en de nauwkeurigheid te testen van boekhoudingsboeken, journaals en andere records die worden gebruikt om financiële overzichten voor te bereiden. Een dergelijk werkblad, de proefbalans, geeft een overzicht van de saldi van alle rekeningen in het grootboek, registreert het aanpassen van boekingen en sluit eventuele tijdelijke accounts. Als 'gebalanceerd' is, moeten de debetsaldi gelijk zijn aan de aftiteling, anders bevat het grootboek een fout die moet worden gecorrigeerd. Andere werkbladen bevatten analyse- en afstemmingswerkbladen. Analyse-werkbladen analyseren de balans van een specifieke account. Afstemmingswerkbladen verzoenen verschillen tussen twee of meer bekende bedragen, zoals het bedrag dat u in de grootboekrekening hebt opgenomen en het bedrag dat op het bankafschrift wordt weergegeven.
Financiële overzichten
Financiële overzichten communiceren essentiële informatie over de financiële situatie van een bedrijf naar externe partijen. De meeste boekhoudsystemen gebruiken vier belangrijke financiële verklaringen. De balans geeft een momentopname van de financiële positie van een bedrijf voor een bepaalde datum, met vermelding van details van zijn activa, passiva en eigen vermogen. Het doel van de winst-en-verliesrekening is om het nettoresultaat van het bedrijf voor een specifieke periode weer te geven. Kasstroomoverzichten tonen de stijgingen en dalingen in contanten voor een periode in verband met bedrijfsactiviteiten, investerings- en financieringsactiviteiten van een bedrijf. Ten slotte verandert de verklaring van het eigen vermogen van de aandeelhouder of van de eigenaar in de ingehouden winsten van het bedrijf, met items als het nettoresultaat van het jaar en dividend uitgekeerd aan de aandeelhouders.
