Beleid zijn regels, principes en richtlijnen die het management van een organisatie hanteert om zijn langetermijndoelen te bereiken, volgens de website van businessdirectory.com. Ze vormen alle belangrijke beslissingen en activiteiten. Procedures zijn de stappen die medewerkers in de dagelijkse bedrijfsvoering nemen om ervoor te zorgen dat wat zij doen, het bestaande beleid weerspiegelt en ondersteunt. Wanneer getrouw gevolgd, zorgen goed geschreven beleidsregels en procedures voor efficiëntie, effectiviteit en consistentie, terwijl de filosofie of "visie" van de organisatie wordt gehandhaafd.
Top-down begeleiding
Beleid bepaalt en biedt richtlijnen voor het bereiken van de doelen, strategieën en doelstellingen van een bedrijf, volgens AME Info, een website voor bedrijfsinformatie in het Midden-Oosten. "Beleid identificeert de belangrijkste activiteiten en biedt een algemene strategie voor besluitvormers over hoe problemen moeten worden aangepakt als ze zich voordoen," voegt AME toe. Beleid beschrijft aanvaardbare en onaanvaardbare keuzes en gedrag en stelt een context en grenzen waarbinnen procedures kunnen worden ontwikkeld., een beleid waarbij geen enkele sollicitant wordt gediscrimineerd op basis van ras, geslacht, leeftijd of land van herkomst, helpt de personeelsafdeling procedures te ontwikkelen om ervoor te zorgen dat alle kandidaten gelijk worden behandeld.
Managementtool
Procedures leggen de taken van werknemers uit en geven de reikwijdte van hun verantwoordelijkheden aan. Deze begeleiding helpt werknemers te voorkomen dat ze zich met elkaar bemoeien of hun terrein overschrijden, wat kan leiden tot fouten en misverstanden. Het zijn ook sets instructies die werknemers volgen om ervoor te zorgen dat ze specifieke taken grondig en consistent uitvoeren. Door een goed geschreven reeks procedures te volgen, leren werknemers om zelfstandig veel of alle aspecten van hun werk te leren en te doen, waardoor managers minder vaak hoeven in te grijpen of micromanage kunnen ingrijpen. Een voorbeeld van procedures zijn de stappen die een medewerker neemt om een kapotte machine te laten repareren. Dit kunnen onder meer zijn: het regelen van deskundige schadebeoordeling, het verkrijgen van goedkeuring voor de aankoop van noodzakelijke onderdelen en arbeid, het identificeren van een geschikte leverancier en het coördineren van betaling voor producten of diensten die worden verleend.
Consistentie
Vastgesteld beleid en procedures zorgen ervoor dat de manier van zakendoen van de organisatie niet afwijkt of verslechtert in de loop van de tijd, zelfs als belangrijke leiders of andere werknemers vertrekken. Ze zijn afgestemd op de organisatie en de taak, niet op een specifieke medewerker. Door hen te volgen, kan zelfs de nieuwste medewerker snel leren hoe de organisatie werkt en waarom, wat er van iemand in die functie wordt verwacht en wat de taak inhoudt. Maar managers moeten hun beleid en procedures regelmatig herzien en bijwerken om opzettelijke organisatorische veranderingen te weerspiegelen, zegt Gene Levine, een consultant voor bedrijfsbeheer, op de Gene Levine Associates-website.
Verantwoording
Door gevestigde beleidsregels en procedures kan een bedrijf beschuldigingen van wettelijke of regelgevende schendingen die werknemers of klanten tegen hen kunnen indienen, weerleggen, benadrukt Levine. Ze bieden bewijs van intentie, maar moeten gepaard gaan met oprechte inspanningen om zich te houden aan de federale, staats- en lokale regels, natuurlijk. Managers die aandringen op en de naleving van de wet- en regelgeving door de hele organisatie controleren, kunnen helpen bij het voorkomen van handhavingsmaatregelen door de Occupational Safety and Health Administration, het Department of Labor, de Equal Employment Opportunity Commission, de Internal Revenue Service of lokale gezondheidsafdelingen bijvoorbeeld. Dit kan ook helpen rechtszaken te voorkomen.
