Bureaucratie in organisaties wordt al lange tijd geassocieerd met duidelijke hiërarchieën, een hoge mate van formaliteit, een rigide werkverdeling en een strikt beleid dat gevolgen heeft voor degenen die ongehoorzaam zijn. Deze functies hebben de neiging om veel kritiek te krijgen, maar er zijn veel voordelen aan de bureaucratie, vooral wanneer de structuur is gebouwd met de nadruk op gelijkheid.
Voordelen van een bureaucratische structuur
Ook al heeft de bureaucratische structuur veel kritiek gekregen, het heeft een aantal voordelen. Verantwoording, voorspelbaarheid, structuur en werkzekerheid zijn slechts enkele om op te noemen. Bovendien is een bureaucratische cultuur gebaseerd op onpersoonlijke relaties, die favoritisme ontmoedigen. In dit soort organisaties heeft iedereen dezelfde kans om te slagen.
Hogescholen en universiteiten, politie-afdelingen en overheidsinstanties zijn voorbeelden van bureaucratie. Ze vertrouwen op gestandaardiseerde beleidsregels en procedures om de controle en uniformiteit te behouden. Een verzekeringsmaatschappij kan bijvoorbeeld deze organisatiestructuur omarmen om ervoor te zorgen dat zijn werknemers de wetten voor gegevensbescherming van klanten naleven en de beste praktijken van de branche volgen.
Voordeel: verantwoordelijkheid
Ondanks dat het wordt beschouwd als een groot systeem van regels en voorschriften, vereist de bureaucratische cultuur verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid. Mensen die binnen deze structuur werken, hebben vaak een hoog opleidingsniveau, meer zelfsturing en zijn ruimdenkend.Ze richten zich ook meer op het algemeen belang in vergelijking met degenen die voor andere typen organisaties werken.
Voordeel: werkzekerheid
Een bureaucratische structuur biedt ook meer werkzekerheid dan andere organisatiestructuren zolang de medewerkers de aanwijzingen volgen. Typisch, als een werknemer doet wat hem wordt verteld, zich houdt aan de regels en verantwoordelijk is voor zijn positie, kan hij een stabiel salaris en voordelen verwachten.
Voordeel: gelijke kansen om te slagen
Favoritisme wordt ontmoedigd in een bureaucratische structuur. In een succesvolle bureaucratie levert de onpersoonlijke aard van relaties een aantal voordelen op. Gelijkheid wordt benadrukt. Dit betekent dat vriendschappen geen invloed hebben op de resultaten die worden gemaakt. Politieke druk is ondergeschikt aan de macht die hoort bij het doen van een goede, consistente baan. Dit creëert een startlijn waar iedereen dezelfde kans heeft om te slagen. Het is over het algemeen minder uitdagend voor een individu om in een bureaucratische cultuur te passen in vergelijking met een plattere organisatiestructuur. Dit komt omdat regels en voorschriften duidelijke instructies geven voor functies en verwachtingen.
Nadelen van een bureaucratische structuur
Organisaties met een bureaucratische cultuur hebben een strikt beleid voor alles, wat hun activiteiten kan vertragen en communicatie bemoeilijken. Als de marketingafdeling bijvoorbeeld besluit om een nieuwe strategie uit te proberen, moet deze eerst goedkeuring verkrijgen van verschillende andere afdelingen op basis van hun volgorde van belangrijkheid binnen het bedrijf. Dit kan leiden tot conflicten, slechte werknemersrelaties, inefficiëntie en ontevreden klanten.
Nadeel: verminderde productiviteit en innovatie
De bureaucratische organisatiestructuur kan de productiviteit remmen, innovatie verminderen en het moreel verminderen. De structuur is inherent beladen met regels en er kunnen op elk moment meer beleidsregels en procedures worden toegevoegd, waardoor workloads en taken gecompliceerder worden.
Nadeel: slecht financieel beheer
Een ander nadeel van een bureaucratische structuur is de manier waarop de financiën worden beheerd, meer bepaald de manier waarop het budget wordt toegewezen. Bijvoorbeeld, in een bureaucratisch bedrijf is geld meestal alleen beschikbaar voor de huidige cyclus. Als het niet wordt gebruikt, worden de uitgaven niet opgenomen in de volgende budgetcyclus. Dit creëert een cultuur van verspilling omdat mensen en afdelingen geld uitgeven, zodat ze het in het budget van hun volgende jaar kunnen hebben.
Nadeel: verminderd moreel van werknemers
Bureaucratische organisatiestructuren kunnen ook verveling voor hun werknemers creëren, met als gevolg een verminderd moreel van de werknemers. Terwijl werknemers mogelijk hard werken om verhogingen en promoties te verdienen, wordt er geen garantie voor verbetering of beloningen gegeven. Er moeten incentives in de bureaucratie worden ingebouwd om een werknemer te belonen die een taak in twee uur kan voltooien met dezelfde kwaliteit die iemand nodig heeft om de taak in de verwachte acht uur te voltooien. Als er geen incentive bestaat, laat je een werknemer zes uur lang duimen en niets wat het management eraan kan doen.
Nadeel: minder autonomie voor werknemers
Ten slotte is er minder vrijheid om te handelen binnen een bureaucratische structuur. Regels en wetten zijn er genoeg, waardoor mensen verantwoordelijk en verantwoordelijk worden gemaakt
Werkt de bureaucratische structuur?
De bureaucratische structuur is een efficiënt, op regels gebaseerd leiderschapskader dat zich heeft bewezen als een vlotte manier om samenlevingen te besturen en te organiseren. Er zijn drie kernwaarden die centraal staan in een bureaucratie, als volgt:
- Officialisme - Wanneer systemen blijk geven van een gebrek aan flexibiliteit en initiatief.
- Administratieve rompslomp - Wanneer er een hoge mate van naleving van regels en formaliteiten is.
- Proliferatie - Wanneer systemen snel expanderen.
Hoewel bureaucratische organisatiestructuren kunnen helpen bij het stabiliseren van een organisatie, geeft de structuur niet noodzakelijkerwijs kracht aan zijn werknemers, wat een hele reeks andere problematische problemen veroorzaakt, zoals het verminderen van innovatie en productiviteit.
