Om communicatie effectief te laten zijn, moet deze zeven sleutelelementen bevatten. Communicatie wordt mondeling of schriftelijk verwerkt door een publiek. Het publiek kan uit één persoon of duizend bestaan. Wanneer u een bericht effectief wilt overbrengen aan iemand of aan een groep mensen, ongeacht of deze wordt gesproken of geschreven, neemt u deze elementen op in uw bericht.
Structuur
Het communicatieproces moet een goede structuur bevatten. Dit element van communicatie bestaat uit het creëren van een opening, een lichaam en sluiten voor toespraken en brieven. Een opening informeert het publiek over het onderwerp, het lichaam legt het uit en de sluitingen verbinden het allemaal.
helderheid
Het tweede element in het communicatieproces is duidelijkheid. De boodschap die een spreker geeft moet duidelijk zijn, zodat het publiek het onderwerp en het doel ervan begrijpt.
Consistentie
Consistentie is ook een belangrijk element in communicatie. Een persoon die een bericht communiceert, moet ervoor zorgen dat het geen inconsistenties bevat die verwarring bij de luisteraars kunnen veroorzaken.
Medium
Medium verwijst naar de manier waarop een bericht wordt gecommuniceerd. Berichten worden op vele manieren gecommuniceerd, onder meer via brieven, telefoongesprekken, memo's, toespraken, voicemails en via televisie-uitzendingen. Het kiezen van het juiste medium voor communicatie is van vitaal belang en moet worden gekozen op basis van budget en doel. Wanneer u een medium kiest, bepaal dan de beste en meest kosteneffectieve manier om uw boodschap over te brengen.
Relevantie
Een ander essentieel aspect van communicatie is relevantie. Bepaal of het bericht dat u geeft relevant is voor het publiek dat het bericht ontvangt. Als het bericht over financiële statistieken gaat, zorg er dan voor dat het publiek de verhoudingen en gegevens die u presenteert begrijpt.
Voorrang en recentheid
Een publiek begrijpt niet altijd een volledig bericht, maar herinnert zich in plaats daarvan details pas vanaf het begin en einde van een toespraak of een gesprek. Dit concept wordt 'primaat en recentheid' genoemd. Houd dit element in gedachten bij het communiceren van een bericht. Bied de belangrijkste details aan die u aan het begin en het einde van het bericht zou willen geven.
De psychologische regel van Seven Plus of Minus Two
Volgens Lee Hopkins, auteur van een zakelijke communicatie, geloven psychologen dat mensen informatie in hun hersenen bewaren in clusters. Hierdoor werd deze regel gemaakt en wordt gesteld dat mensen zich op elk moment slechts tussen vijf en negen stukjes informatie in één keer kunnen herinneren. Dit wordt berekend door te beginnen met de zeven en twee toe te voegen of af te trekken.
