Als u merkt dat u urenlang op zoek bent naar een bepaald document of bestand, is het misschien tijd om het organisatiesysteem van uw kantoor te herzien. Als u veel bestanden en mappen hebt, kan het even duren om ze allemaal te ordenen. Uiteindelijk is het echter de moeite waard, omdat je precies weet waar je alles kunt vinden. Als je je overweldigd voelt door het hele kantoor tegelijk aan te pakken, probeer dan slechts één gebied per dag te doorlopen totdat je klaar bent.
Items die je nodig hebt
-
Inbox / outbox
-
bestanden
-
folders
-
labels
-
Archiefkast / archiefdoos
Plaats een inbox en een postvak op één hoek van uw bureau. Bewaar alle uitgaande rekeningen, kennisgevingen en andere items die moeten worden gemaild of gedistribueerd in de outbox. Verzend deze items dagelijks. Plaats inkomende bestanden, documenten en e-mail in de inbox. Werk ook dagelijks aan deze zaken of dien ze in; dus zullen ze niet rommelig worden.
Maak categorieën voor uw bestanden en mappen. Deze zullen variëren, afhankelijk van uw type bedrijf. Sommige categorieën kunnen duidelijke labels hebben, zoals klanten, belastinginformatie, verkopers en aankomende projecten. Richt u op het indelen van al uw documenten in deze grote categorieën.
Splits de grote categorieën op in kleinere subcategorieën, indien van toepassing. Als uw bedrijf bijvoorbeeld klanten heeft, maakt u voor elke klant één map. Als de documenten van een klant te groot zijn om in één map te passen, verbreek dan deze categorie nog verder. Scheid het bestand van de cliënt in verschillende mappen voor verschillende soorten documenten.
Label al uw bestanden. CNN Money raadt aan om bestanden te labelen op basis van hoe je er waarschijnlijk naar zult zoeken. Typ bijvoorbeeld in plaats van een obscuur bestand "Form 27G-28A" te labelen een label "Facturen" of een vergelijkbare toepasselijke categorie. Dit vergemakkelijkt het snel vinden van documenten.
Plaats al uw documenten in een archiefkast, archiefdoos of soortgelijke houder. Als u veel bestanden hebt, bewaart u de bestanden die u het vaakst naast uw bureau gebruikt. Als uw kantoorruimte op is, bewaart u bestanden die u maar één keer per jaar in een apart opbergcompartiment of in een andere kamer mag gebruiken.
Bewaar een afzonderlijke stapel met documenten die is bestemd voor vuilnis terwijl u uw bestanden doorzoekt. Tijdig versnipperen van oude en irrelevante documenten is de sleutel tot het onderhouden van een georganiseerd kantoor. Als u niet zeker weet of u zich van een document kunt ontdoen, wijst u één map aan voor mogelijke prullenmand en bewaart u het document daar totdat u kunt versnipperen.
