Op een gegeven moment moeten de meeste zakelijke professionals een presentatie geven voor een vergadering. De presentatie kan informeler zijn, als een individu haar afdeling ontmoet of extreem formeel is tijdens vergaderingen of congressen die het hele bedrijf bestrijken. Presentaties kunnen veel tijd kosten om voor te bereiden. Bovendien worden mensen meestal een beetje nerveus voor een presentatie. Er zijn echter enkele belangrijke tips voor het presenteren van vergaderingen waarmee iedereen een zeer indrukwekkende presentatie kan geven.
Selecteer de juiste doelgroep
Selecteer de juiste doelgroep voor uw vergadering en presentatie, volgens het artikel "Zakelijke presentaties maken" op businessknowhow.com. Denk aan alle werknemers dat uw werk en presentatie van invloed zijn. Als u een directeur marketingonderzoek bent, nodig dan sleutelbegrippen, advertenties, productontwikkeling en financiële directeuren en managers uit voor uw vergadering. Stuur iedereen minimaal een paar weken van tevoren per e-mail op de hoogte. Breng mensen op de hoogte van de belangrijkste doelstellingen van de vergadering en ongeveer hoe lang de vergadering zal duren.
Krijg iedereen betrokken
Als u van plan bent een lange vergadering te houden, nodig een aantal managers en directeuren uit om hun eigen informatie te presenteren, vooral als u hun inbreng nodig hebt voor het nemen van beslissingen. U beheert de vergaderagenda en zorgt ervoor dat de vergaderruimte wordt opgezet. Als uw vergadering bijvoorbeeld is gepland van 8.00 uur tot 12.00 uur, moet u de presentatietijd van iedereen indelen. Je zult ook moeten bepalen welke soorten apparatuur nodig zullen zijn, zoals laptopprojectors, overhead diaprojectors en schermen.
Bepaal het beste formaat voor uw presentatie
Uw presentatie moet de sleutel tot de vergadering zijn. Alle andere onderwerpen moeten betrekking hebben op uw discussie. Presenteer daarom eerst uw informatie. Zorg er bij het voorbereiden van je presentatie echter voor dat je een opening, lichaam en in de buurt van je presentatie hebt, volgens businessknowhow.com. Voor wat betreft tijdsindeling, zou je opening ongeveer 10 tot 20 procent van je presentatie moeten zijn. Uw opening moet belangrijke punten bevatten die u wilt bespreken in de inhoud van uw presentatie, die maximaal 75 procent van uw presentatie zal bevatten. Open met een statement, een grap of een grappige videoclip die gerelateerd is aan je onderwerp. Dit zal de aandacht van mensen trekken en u helpen ontspannen, als u pre-meeting kriebels hebt. Een voorbeeld van de presentatie-instantie kan de belangrijkste feedback van klanten zijn die u hebt ontvangen van een recent klanttevredenheidsonderzoek. Sluit uw presentatie met enkele aanbevelingen en geef vervolgens vijf minuten voor vragen.
Houd uw dia's eenvoudig
Bepaal of je een laptoppresentatie gaat doen of gebruik overhead slides. Laptoppresentaties hebben meestal meer impact. Bereid acht tot twaalf dia's voor uw presentatie. Gebruik letters die groot genoeg zijn zodat mensen ze kunnen lezen, zoals 32-punts lettertypen. Beperk uw dia's tot meerdere opsommingspunten per stuk. Gebruik veel lege ruimte. Je moet ook afbeeldingen en kleuren gebruiken voor impact, zodat je de aandacht van het publiek kunt houden.
Oogcontact behouden
Houd altijd oogcontact met uw publiek. Als u een aanwijzer op het scherm gebruikt, wijs dan naar het opsommingsteken waarover u praat, maar kijk naar uw publiek wanneer u spreekt. Spreek ook luid en duidelijk. Ga in een gematigd tempo en spreek niet te snel, zodat mensen je zullen begrijpen en je niet zullen vragen om jezelf te herhalen.
