Budgetteren vormt de basis voor de toekomstige prestaties van een bedrijf. Managers creëren het budget dat anticipeert op financiële voorwaarden en marktverwachtingen voor toekomstige periodes. Deze managers berekenen de inkomsten en uitgaven voor de periode die wordt begroot. Wanneer de periode die wordt weerspiegeld in het budget binnenkomt, vergelijken de managers de werkelijke uitgaven met de budgetnummers en evalueren ze de prestaties van de afdeling.
Maak een budget
Het creëren van een bedrijfsbudget betreft elke afdeling binnen de organisatie. De verkoopafdeling anticipeert op marktomstandigheden en schat toekomstige inkomsten om een verkoopbudget te creëren. De productieafdeling gebruikt deze informatie om een productiebudget te creëren dat anticipeert op materiaal-, arbeids- en overheadkosten. Beheerders en verkoopmanagers anticiperen op hun uitgaven voor het komende jaar. Een budgetmanager coördineert de communicatie tussen elke afdeling en stelt elke sectie samen in een hoofdbudget en maakt gebudgetteerde financiële rapporten.
Meet de werkelijke resultaten
De boekhoudafdeling registreert maandelijkse transacties in het grootboek. De accountant maakt periodieke financiële overzichten om de financiële resultaten voor het bedrijf te communiceren. De accountant maakt ook financiële rapporten die verkoopactiviteiten en afdelingskosten voor afzonderlijke afdelingen communiceren. De accountant verdeelt de afdelingsrapporten naar de juiste afdelingsmanagers en de volledige set naar de budgetbeheerder.
Bereken budgetvariantie
De budgetmanager vergelijkt de daadwerkelijke verkoopzandkosten met de gebudgetteerde verkopen en uitgaven. Het verschil tussen de werkelijke en gebudgetteerde bedragen is gelijk aan de budgetvariantie. De budgetbeheerder combineert de werkelijke aantallen, de budgetnummers en de budgetvariantienummers op één rapport voor elke afdeling. De budgetmanager verdeelt dit rapport naar de afdelingsmanagers en hun superieuren.
Prestatie evalueren
Budgetverschillen worden gebruikt om de prestaties van individuele afdelingsmanagers te evalueren. Hoe groter de variantie, hoe meer vragen superieuren stellen over de bedragen. De afdelingsmanagers moeten de reden voor de budgetvariantie uitleggen. Als de budgethouder een redelijke verklaring heeft of als de situatie buiten hun macht ligt, wordt hun prestatie niet negatief beïnvloed. Als de budgetvariantie bestaat als gevolg van wanbeheer door de afdelingsmanager, is de evaluatie van de manager negatief.
