In Hoe een agenda voor een vergadering in te stellen, leert u 5 dingen die moeten worden vastgesteld om succes te behalen. Een goed geschreven agenda zal dienen om u op weg te helpen en op het goede spoor te houden terwijl uw deelnemers aan de bijeenkomst voorbereid en op hun gemak voelen. Degenen die uw vergaderingen bijwonen, zullen u bedanken.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
E-mail
Onderwerpen vaststellen: bepaal de reden voor uw vergadering en vermeld de onderwerpen die moeten worden besproken. Moedig diegenen aan die gepland zijn om in uw vergadering praticpate te communiceren onderwerpen of items die zij graag zouden willen zien opgenomen in de agenda. Geef ze een deadline waarop je die suggesties moet ontvangen om ze voor die specifieke vergadering te laten opnemen.
Prioriteiten vaststellen: Nu u uw voorlopige lijst met items hebt, besteedt u gewoon wat tijd aan het rangschikken in volgorde van belangrijkheid of deadline. Onthoud dat je misschien geen tijd hebt om elk item op je lijst aan te raken, dus het stellen van prioriteiten helpt je te beslissen welke items het zeker op de agenda krijgen.
Presenters oprichten: mogelijk presenteert u niet op elk item of leidt u elke discussie. In feite zal een slimme leider anderen toestaan een deel van de leiderschapsrol te nemen. Deelnemers belonen voor hun prestaties en laat hen zien welk vertrouwen je in hen hebt om te leiden. Misschien heeft iemand je benaderd met een bepaald agendapunt voor de vergadering. Grijp die gelegenheid om hen de kans te geven om op de vergadering aanwezig te zijn. Kortom, neem op uw agenda mee wie welke discussie leidt. Presenters toewijzen.
Een schema opstellen: bepaal de juiste lengte van uw vergadering en schat dan de tijd die nodig is voor elk afzonderlijk agendapunt. Doe niet alsof je te veel bereikt in een vergadering. Wees slim en laat extra tijd over voor elk onderwerp. Zet een of andere speelruimte in. Je schema zal dienen als een discipline om je gefocust te houden en op schema te blijven.
Consistentie bewerkstelligen: met andere woorden, blijf bij de agenda. Voeg geen items toe of sla deze over. Ga niet over de tijd die is toegewezen aan specifieke onderwerpen. Bind niet toe en presenteer niet wanneer iemand anders de bedoeling had om die specifieke discussie te leiden. Een agenda is alleen zo effectief als de mate waarin deze wordt gevolgd. Na verloop van tijd zullen uw deelnemers een goed geschreven agenda respecteren en verwachten.
Tips
-
Breng uw agenda op tijd bij uw deelnemers zodat ze voorbereid en comfortabel op de vergadering kunnen komen. Gebruik eerdere agenda's om u te helpen werken aan de huidige en toekomstige agenda's.
Waarschuwing
Zorg ervoor dat u kamer in uw agenda wringt. Stik uw vergadering niet met een boordevol agenda die wond strak is.
