Als uw bedrijf werknemers heeft, hebt u mogelijk een beleid voor betaald verlof (PTO). Veel werkgevers zouden het het eenvoudigst vinden om elke medewerker de aftakas te geven voor gebruik als ziekteverlof of vakantietijd. Het risico bij het verlenen van de PTO voordat de werknemer het totale bedrag voor het jaar verdient, is de verplichting die de werkgever oploopt als de werknemer de volledige toewijzing neemt en vervolgens het bedrijf verlaat. Voor veiligere en nauwkeurigere aftakasberekeningen kunnen bedrijven in plaats daarvan werknemers in staat stellen stapsgewijs PTO te verdienen met elke betaalperiode.
Bepaling van aftakasbedragen
Werkgevers zijn over het algemeen niet verplicht om voordelen zoals vakantietijd of ziekteverlof te bieden. De enige uitzondering hierop is Executive Order 13706 die betaald ziekteverlof verplicht stelt aan werknemers die werken aan federale contracten. Laten we voor wiskundig gemak aannemen dat uw bedrijf zowel vakantietijd als betaald ziekteverlof biedt, en dat u de twee wilt combineren om het voor uw loonlijst- en voordelen klerken gemakkelijker te maken. Op basis van een werkweek van 40 uur, als u twee weken vakantiedagen en ziekteverlof levert, is de gecombineerde PTO vier weken of 20 dagen of 160 uur.
Berekening per betaalperiode
Omdat werknemers in loondienst, vrijgestelde werknemers een vaste vergoeding ontvangen, ongeacht het aantal uren dat ze werken, berekenen veel bedrijven hun PTO op een eenvoudige manier. Berekening van de PTO per betaalperiode biedt u de mogelijkheid om de accumulatie van deze werknemers gelijkmatig over het jaar te verdelen.
Bepaal hoeveel PTO-uren medewerkers elk jaar ontvangen
U zult waarschijnlijk werknemers hebben die PTO verdienen tegen verschillende tarieven, meestal met meer oudere werknemers die meer uren verdienen, of meer dagen per jaar dan nieuwe werknemers. Een nieuwe werknemer met minder dan een jaar dienst zou bijvoorbeeld 80 uur aftakas per jaar kunnen verdienen, terwijl een werknemer met vijf jaar dienst twee keer zoveel zou kunnen hebben.
Verdeel de jaarlijkse aftakastermijnen naar aantal betaalperioden per jaar
Veel bedrijven betalen werknemers om de twee weken, dus u deelt waarschijnlijk het aantal gerealiseerde aftekenuren per jaar met 26. Als u uw werknemers wekelijks betaalt, deelt u in plaats daarvan met 52; bedrijven die tweemaal per maand betalen delen door 24 loonperiodes. Als de werknemer 80 uur aan PTO per jaar verdient en om de twee weken wordt uitbetaald, verdient hij 3,08 uur aan PTO per betaalperiode. Hij zal 3,33 uur aan PTO verdienen als het bedrijf werknemers tweemaal per maand betaalt, en 1,54 uur per betaalperiode als het bedrijf wekelijkse payroll heeft.
Berekening per gewerkt uur
Als u werknemers op uurbasis of in deeltijd hebt, wilt u misschien de aftakas toewijzen op basis van het aantal gewerkte uren. Als u de aftakas per uur berekent, kunt u minder aftakasafgiften toekennen aan werknemers per uur die niet aan het werk rapporteren of aan deeltijdwerknemers die niet altijd hetzelfde aantal uren in een betaalperiode werken.
Bepaal hoeveel uur de werknemer per jaar ontvangt
Hoewel veel bedrijven fulltime werknemers twee weken PTO per jaar toekennen, kunt u er voor kiezen om deeltijd en uurlijks werknemers minder dan betaalde, vrijgestelde werknemers toe te kennen.
Tips
-
Sommige bedrijven geven parttime werknemers slechts 40 uur aan PTO per jaar. Andere bedrijven geven nog steeds elk jaar deeltijdwerknemers twee weken aan PTO, maar het aantal PTO-uren is gebaseerd op het gemiddelde wekelijkse aantal gewerkte uren van de werknemer. Voor een werknemer die 25 uur per week werkt, zou twee weken betaald verlof slechts 50 PTO-uren vergen.
Bepaal hoeveel uur de werknemer waarschijnlijk per jaar zal werken
Vermenigvuldig de gemiddelde wekelijkse uren van de werknemer met 52, het aantal weken in een jaar. Voor een werknemer per uur die 40 uur per week werkt, zou dit 2.080 uur per jaar zijn.
Tips
-
Als u een werknemer per uur 40 uur per week werkt en elk jaar 80 uur aftakas verdient, kunt u ervoor kiezen om de PTO-uren te delen door 2000 (50 weken) in plaats van 2080. Met deze methode kunt u aftakastijden toekennen voor werkelijk gewerkte uren, wat betekent dat de werknemer geen aftakas opbouwt terwijl hij de aftakas gebruikt.
Verdeel de jaarlijkse aftekenuren op jaarbasis
Als uw werknemer per uur 80 uur aan PTO verdient en 40 uur per week of 2.080 uur per jaar werkt, deel 80 dan 2.080. Als gevolg hiervan verdient deze werknemer 0,038 uur PTO voor elk gewerkte uur.
De aftakas van tevoren gebruiken
Omdat alle methoden voor het afstaan van de PTO het voor medewerkers moeilijk maken om de eerste paar maanden van het jaar vrij te nemen, laten veel bedrijven werknemers toe om PTO te lenen. Bedrijven beperken doorgaans de tijd die een werknemer van tevoren kan gebruiken, maar staan vaak minstens 40 uur toe, zodat werknemers een hele week vrij kunnen nemen.
