Het opnemen van bewegingen tijdens vergaderingen is een essentieel onderdeel van het proces van het beheer van een organisatie. De taak kan vervelend, maar cruciaal zijn. Het is aan de secretaris van de vergadering om te erkennen dat het niet belangrijk is om alles wat is gezegd op te tekenen, alleen wat er tijdens de vergadering is gedaan of besloten. Bewegingen zijn vooral belangrijk omdat ze een stevige basis bieden voor latere actie en zelfs mensen die de vergadering hebben bijgewoond, moeten mogelijk teruggaan en de notulen raadplegen om te onthouden wat ze ermee hebben ingestemd.
Noteer de basisgegevens die relevant zijn voor de vergadering, met name de datum en de namen van de aanwezigen. Noteer iedereen die afwezig was en de aanwezigheid van iemand met volmacht om te stemmen die de afwezige leden van de commissie vertegenwoordigt.
Noteer de standaardprocedures die worden gevolgd door de commissie, die elementen kan bevatten zoals de bevestiging van de notulen van de vorige vergadering, een openingsbericht (let op wie het bericht heeft afgeleverd, niet de inhoud van het bericht), enzovoort. Merk ook op of dit een regelmatig geplande vergadering was, of dat het een speciale sessie was die werd bijeengeroepen voor een ongewoon doel, zoals een noodbudgetvergadering.
Markeer het begin van een beweging door het woord 'MOTION' in hoofdletters te plaatsen of te onderstrepen, gevolgd door de naam van de persoon die de beweging heeft voorgesteld (bijvoorbeeld 'MOTION by Colonel Mustard').
Noteer de beweging precies zoals aangegeven. De beweging kan cursief worden weergegeven. Als er een discussie is over de precieze formulering van de ontwerpresolutie voordat de stemming plaatsvindt, leg dan het debat niet vast, presenteer alleen de precieze taal van de definitieve versie van de motie (bijvoorbeeld: "MOTIE door kolonel Mustard: de commissie besluit om Formuleer kritiek op professor Plum voor het bedreigen van meneer Groen met de kandelaar. ")
Leg de resultaten van de stemming vast. Commissies kunnen ervoor kiezen om op te nemen hoe iedereen in de commissie heeft gestemd (ja, nee, niet hebben plaatsgevonden), het aantal zonder individuele beslissingen (5 of 3 doorgegeven), of alleen het resultaat (geslaagd).
