Het correct opnemen van vergaderminuten is een kritieke stap die over het hoofd kan worden gezien. In sommige gevallen kan het bijhouden van een log met vergaderingsnotulen een wettelijke vereiste zijn. Of het nu een wettelijke vereiste is of niet, het is een goede manier om iedereen gefocust en on-point te houden na de vergadering en geeft een historisch overzicht van de activiteiten van de organisatie.
Vergadering agenda
Door een agenda in te stellen, voorkomt u dat de vergadering ongeorganiseerd raakt en kunt u een overzicht van de minuten noteren. Dit spaart tijd en maakt het gemakkelijker om de lege plekken in elk onderwerp in te vullen, zoals het wordt besproken.
Voorlopige informatie
Label de bovenkant van het document "Meeting Minutes for Date." Lees in de rechterbovenhoek de basisinformatie over de vergadering. Noteer de bedrijfsnaam, de datum en de locatie van de vergadering en de tijdstippen waarop de vergadering is gestart en afgesloten.
Die aanwezig was
De notulen moeten laten zien wie de vergadering heeft bijgewoond. Vermeld de naam en titel van elke persoon. Als deelnemers afkomstig zijn van een andere organisatie of via de telefoon worden gepatcht, moet dit worden opgemerkt. Merk ook op wie de notulen heeft gemaakt, meestal de bedrijfssecretaris.
Discussiethema's
Houd discussiethema's eenvoudig bij het samenstellen van de notulen. Citeer niet wat elke persoon heeft gezegd. Blijf bij een basisbeschrijving van het onderwerp en vermeld duidelijk welke beslissing of uitkomst is bereikt. Het is niet nodig verder in de notulen verder in te gaan.
Type Minuten onmiddellijk
Typ de vergadermomenten onmiddellijk. Hoe meer tijd verstrijkt voordat minuten worden getypt, hoe groter de kans dat u iets belangrijks vergeet dat zich heeft voorgedaan. Sommigen vinden het handig om tijdens de vergadering een bandrecorder aan te laten zetten en zo nodig een record te laten controleren bij het samenstellen van de minuten. Verspreid een kopie van de vergaderminuten aan iedereen die aanwezig was.
