Een rapport over het aantal medewerkers, ook wel een volkstelling genoemd, bevat informatie over werknemers voor één werkgever. De informatie kan worden gesorteerd op taakstatus, dat wil zeggen actieve of inactieve werknemers, of op kenmerken zoals ras, geslacht, leeftijd, salaris of veteranenstatus. Human Resources Information Systems, oftewel HRIS, bevatten meestal applicaties waarmee werkgevers rapporten kunnen genereren op basis van een willekeurig aantal variabelen. Het vermogen van een werkgever om rapporten te genereren vereenvoudigt de personeelsplanningsfuncties en taken.
Werknemers classificatie
Rapporten over het aantal medewerkers zijn met name handig bij het beoordelen van de werknemersclassificatie. Classificatie van werknemers verwijst naar de vraag of werknemers worden beschouwd als vrijgestelde of niet-vrijgestelde werknemers. Vrijgestelde werknemers voldoen aan bepaalde criteria volgens de Fair Labor Standards Act voor vrijstelling van overuren. Niet-vrijgestelde werknemers zijn werknemers die over het algemeen handmatige of routinewerkzaamheden uitvoeren; ze komen in aanmerking voor overwerkcompensatie voor het werken van meer dan 40 uur in elke werkweek. Een rapport van het personeelsbestand is nuttig voor het analyseren van functietitels en functies die vallen onder federale en door de staat vrijgestelde of niet-vrijgestelde regels.
Gelijke kansen voor werknemers
De Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission, of EEOC, vereist dat bepaalde werkgevers een jaarlijks EEO-1-rapport online invullen en online indienen. De federale overheid maakt gebruik van EEO-1-statistieken voor onderzoeks- en identificatiedoeleinden met betrekking tot de Amerikaanse beroepsbevolking; de EEO-1 gebruikt deze informatie niet om specifieke werknemers te identificeren. In plaats daarvan wordt de informatie van de werknemers in het werkgeversrapport van een werkgever geaggregeerde gegevens die zijn gerapporteerd over de EEO-1-enquête. Werkgevers rapporteren hun personeelsgegevens op basis van het totale aantal werknemers voor elke functie of functie, ras en geslacht. Een rapport over het aantal medewerkers maakt het voor werkgevers gemakkelijk om hun verplichting tegenover de federale overheid na te komen bij het rapporteren van EEO-1-gegevens.
Compensatie en voordelen
Rapporten over het aantal medewerkers zijn vereist als onderdeel van een compensatieonderzoek of wanneer een werkgever overweegt wijzigingen in de vergoedings- en uitkeringsstructuur van de organisatie aan te brengen. Compensatiespecialisten genereren rapporten over werknemersaantallen op basis van werkelijke salarissen en lonen, of ze bereiden rapporten voor op basis van hypothetische scenario's om de juiste loon- en salarisverhogingen te bepalen. Het projecteren van het effect dat stijgende uitkeringskosten hebben op de budgetten van de organisatie is een ander gebruik voor rapportages van medewerkers. Longitudinale wijzigingen in premies en kosten voor zorgverzekeringen met betrekking tot personeelsbeloningen kunnen worden vastgelegd door verschillende versies van een rapport van een medewerker te genereren.
Personeelsplanning
Personeelsplanning omvat het bepalen van het niveau van HR-ondersteuning dat nodig is voor een werknemersbestand. Een personeelsbasis is het aantal actieve werknemers in de organisatie - meestal opgesomd door locatie, werkplek, afdeling of andere soortgelijke identificatiegegevens. Beste werkwijzen voor personeel wijzen op één HR-medewerker voor elke 100 werknemers. Een rapport over het aantal medewerkers helpt HR-managers bij het beoordelen van de personeelsbehoeften om voldoende service te bieden aan de werknemers van een organisatie. Bovendien bepalen verslagen van het personeelsbestand de personeelsbehoeften van de afdeling. Het vergelijken van productiviteitsmetingen met gegevens van het personeelsbestand voorspelt of het personeel van het bedrijf aan de bedrijfsbehoeften kan voldoen.
