De persoon die klanten begroet wanneer ze een kantoor binnenkomen, geeft een beeld van het bedrijf. Een ongeorganiseerde, onverschillige receptioniste presenteert het bedrijf als onprofessioneel en onverschillig. Ondertussen, wordt hartelijk begroet door een attente medewerker, waardoor een klant zich gewaardeerd voelt en haar ertoe kan brengen een langere relatie met het bedrijf te cultiveren. Onthoud ook dat in bepaalde soorten kantoren, zoals een arts of een therapeut, en vóór belangrijke vergaderingen zoals interviews, bezoekers zich nerveus kunnen voelen. Een vriendelijke begroeting kan helpen om ze op hun gemak te stellen.
Plaats uw bureau tegenover de ingang, zodat u klanten ziet wanneer ze binnenkomen. Zorg ervoor dat het kantoor aan het begin van elke dag netjes staat en houd de hele dag georganiseerd. Lever pakketten snel in of plaats ze uit het zicht. Houd papieren correct bewaard en uw afsprakenboek toegankelijk. Laat de juiste computerprogramma's draaien, zodat u eenvoudig de informatie van een klant kunt opzoeken.
Glimlach en verwelkom de klant, met oprechte warmte en enthousiasme. Gebruik een begroeting die aangeeft dat je hem verwachtte, als dit het geval is, maar alleen als je weet dat dit de cliënt is die je verwachtte. Als je om 9 uur een klant bij je advocatenkantoor verwacht en een man die gekleed gaat voor een zakelijke bespreking naar binnen loopt, zou je kunnen lachen en zeggen: "Hallo, bent u John? Het is heel leuk u te ontmoeten." Noem nooit de volledige naam van de klant - behandel deze informatie als vertrouwelijk. Gebruik een meer algemene begroeting als u de klant niet kent, zoals: "Goedemorgen, welkom bij XYZ Firm." Hoe kan ik u vandaag helpen?"
Bied hulp aan de cliënt door een afspraak te maken, haar het papierwerk te geven dat ze moet invullen of haar te laten weten dat je de juiste persoon zult vertellen dat ze is gearriveerd. Laat de klant weten hoelang ze nog moet wachten. Vraag haar of ze vragen heeft en beantwoord deze zo goed mogelijk. Als je het antwoord moet controleren, verzeker haar dat je dat wilt.
Moedig de cliënt aan om te ontspannen tijdens het wachten. Bied de klant verfrissingen aan zoals water, koffie of thee, indien beschikbaar. Als de klant de aanbieding afkeurt, laat hem dan weten dat hij van gedachten verandert. Blijf glimlachen en neem oogcontact als je tegen de klant spreekt, met warmte en enthousiasme overbrengend.
Vraag de cliënt beleefd even te wachten als je de telefoon moet beantwoorden. Beantwoord de telefoon met een begroeting zoals: "Goedemorgen, dit is Terri van XYZ Firm. Kan je even wachten?" Bedank de beller voor het vasthouden en verzeker haar dat je gelijk hebt met haar. Bied vervolgens de klant op kantoor aan.
Volg het protocol van uw kantoor voor het introduceren van klanten aan personeel. Roep de medewerker op zodra de klant is gearriveerd, als u weet dat de medewerker geen andere bezoeker ontmoet. Anders moet u de juiste medewerker telefonisch benaderen wanneer de afspraak van de klant is gepland om te beginnen.
Escorteer de klant naar het kantoor van het personeelslid als dit de geaccepteerde procedure is in uw kantoor en het personeelslid heeft aangegeven de vergadering te willen beginnen. U kunt ook het personeelslid naar de wachtruimte roepen om de klant te ontmoeten. Stel de klant en het personeelslid voor als ze elkaar nog niet hebben ontmoet, gebruik makend van voornamen of voornamen, afhankelijk van wat uw bedrijf verkiest.
