Het stroomlijnen van beleid en procedures in een bedrijfsomgeving kan een moeilijk proces zijn. Of het bedrijf nu een fabriek of een klein kantoor is, het zal veel baat hebben bij het stroomlijnen van alle beleidsregels en procedures waarin het bedrijf zich bevindt. Dit project is moeilijk voor één persoon om op grote schaal te beheren. Omdat dit proces de studie van alle niveaus van het bedrijf vereist, kan het enkele jaren duren voordat de taak volledig is voltooid.
Onderzoek alle beleidsregels en procedures die plaatsvinden binnen uw bedrijf of het bedrijf waarvoor u werkt. Neem een aantal dagen de tijd om elk departement van het bedrijf te observeren en welk beleid en procedures ze elke dag volgen.
Houd rekening met eventuele procedures en beleidsmaatregelen die overbodig zijn of de productiviteit van werknemers vertragen. Ontdek hoe lang het duurt om toestemming voor taken te krijgen, samen met eventuele licenties, notarissen of machtigingen van rechtbanken.
Evalueer elk beleid en elke procedure voor kosteneffectiviteit, efficiëntie en noodzaak.
Maak een nieuw beleid en procedureplan dat onnodige administratieve taken, goedkeuringen of papierwerk elimineert. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld gegevens in een spreadsheet invoeren en deze e-mailen in plaats van een papieren versie te printen.
Let op eventuele dubbele processen die zich in het bedrijf voordoen, zoals de beoordeling van een project door verschillende personen. Elimineer zoveel mogelijk dubbele stappen. Een project dat door meerdere personen is beoordeeld, heeft mogelijk maar één gekwalificeerde beoordeling nodig.
Vraag medewerkers, managers en zelfs externe partners die met het bedrijf werken, wat zij zouden veranderen aan het beleid en de procedures van dat bedrijf. Dit kan veel gebrekkig beleid aan het licht brengen en een bedrijf helpen maken waar alle niveaus tevreden mee zijn.
Zoek de snelste en eenvoudigste manier om taken te voltooien door verschillende medewerkers dezelfde taak te laten uitvoeren. Zodra je de ideale manier hebt gevonden om die taak uit te voeren, train dan alle andere werknemers om de taak op die manier te voltooien.
Repareer en upgrade alle apparatuur, machines en computers in het bedrijf. Dit vermindert de onproductieve tijd en helpt het laatste proces te versnellen.
Inspecteer alle handleidingen en trainingsdocumenten. Vereenvoudig alle taal en reduceer alle onnodige delen van de handleiding om een duidelijke en beknopte standaard voor het voltooien van taken te bieden.
Verzamel alle gegevens en maak vervolgens een voorstel voor het verwijderen van onnodige beleidsregels en procedures. Presenteer de gegevens aan de eigenaren van het bedrijf, zodat ze kunnen bepalen welke wijzigingen moeten worden doorgevoerd.
