De centrale rol van een inkoopafdeling is het leveren van benodigdheden of goederen die worden gebruikt bij de exploitatie van een bedrijf. Bij het uitvoeren van deze rol zijn de doelen ervan het opbouwen en onderhouden van kernleveranciersrelaties, het verkrijgen van de beste waarde voor goederen en het coördineren van alle relevante documentatieactiviteiten nauwkeurig en efficiënt.
Leveranciersrelaties opbouwen en onderhouden
Historisch gezien was de inkoop grotendeels gericht op het werven van biedingen met als doel de laagste kosten mogelijk te maken. De Health Care-organisatie van de University of Utah merkt in haar inkoopbeleid echter op dat concurrerende biedingsprocedures vanaf het moment van publicatie alleen worden gebruikt als dat nodig is. In plaats daarvan vertrouwen veel bedrijven op inkoopafdelingen om potentiële leveranciers te identificeren, interactie met hen aan te gaan en vertrouwensrelaties te ontwikkelen met de beste leveranciers. Deze relatiebenadering versterkt de gemeenschappelijke doelen van de leverancier en de koper en zorgt voor meer flexibiliteit of aanpassingsvermogen wanneer obstakels de natuurlijke stroom van logistiek en distributie belemmeren.
De beste waarde krijgen voor goederen
Nauw verbonden met de focus op het onderhouden van relaties met leveranciers is een doelstelling om de beste waarde voor goederen te krijgen. "Beste waarde" houdt een evenwicht in bij het verkrijgen van redelijke prijzen en kwaliteitsproducten. Een reseller heeft bijvoorbeeld goede prijzen nodig om winst te maken, maar hij heeft ook hoogwaardige goederen nodig om kopers aan te trekken. daarom de inkoopafdeling moet de prijzen van verschillende leveranciers vergelijken met de kwaliteit van hun oplossingen. De universiteit van Akron wijst in haar inkoophandleiding erop dat de gecentraliseerde inkoopafdeling deze verantwoordelijkheid draagt bij het beheer van aankopen op alle afdelingen van de organisatie.
Coördinatie van relevante documentatie
Inkoopprocessen brengen inherent veel papierwerk en documentatie met zich mee. De Health Care-organisatie van de University of Utah merkt op dat het een rol van de inkoopafdeling is om contractbestanden bij te houden over alle actieve relaties met leveranciers, bijvoorbeeld. Inkoopactiviteiten zijn ook gekoppeld aan accounting in organisaties die gebruikmaken van enterprise resource softwareprogramma's, waarmee boekhoudactiviteiten rechtstreeks gekoppeld kunnen worden aan bestaande inkooporders en accountbetalingen. In sommige gevallen is het proces geautomatiseerd. daarom nauwkeurigheid bij het invoeren van de inkooporder en transactiegegevens zijn net zo belangrijk voor een inkoopafdeling zoals het is voor de boekhoudafdeling.
