Kerken zijn non-profitorganisaties. Als zodanig is het personeel afhankelijk van giften om de activiteiten van de kerk te financieren, waaronder het betalen van salarissen, nutsvoorzieningen en andere rekeningen. Veel van die donaties komen van de leden van de kerk. Sommige religies geloven in tiende, waarbij je een percentage van je maandelijks inkomen aan de kerk geeft. Soms komen donaties van externe bronnen, zoals een lokaal bedrijf dat een van de outreach-bedieningen van de kerk wil ondersteunen. Hoe dan ook, er moet een procedure zijn om die donaties te ontvangen.
Stel een commissie of persoon aan om de donaties bij te houden. Vaak is dit de bedrijfsmanager van de kerk. Maak vervolgens een donatiebeleid waarin staat dat de kerk zal beslissen hoe de fondsen worden gebruikt, zoals bepaald door het gebied met de grootste behoefte.
Maak een formulier voor donateurs om in te vullen wanneer ze hun donaties doen. Het moet de naam en het adres van de donor en het bedrag van de donatie bevatten. Het moet ook een lijn hebben voor de handtekening van een kerkvertegenwoordiger. Indien mogelijk, vul dit formulier in terwijl de donor doneert en geef deze aan hen wanneer ze vertrekken. Anders moet u deze zo spoedig mogelijk nadat de donatie is gedaan naar hen verzenden.
Gebruik een spreadsheetprogramma, zoals Excel, om de donaties bij te houden. Donaties aan non-profitorganisaties zijn fiscaal aftrekbaar, dus u moet bijhouden hoeveel geld elke persoon of organisatie voor belastingdoeleinden doneert. Bovendien kunt u zien waar het geld vandaan komt - welke bedrijven of mensen zijn de meest voorkomende donoren - en in welke vorm, cheques, online donaties of contanten.
Maak een methode voor het afhandelen van het contante geld nadat de verzamelplaten zijn rondgestuurd of wanneer vergrendelboxen, die vaak zijn ingesteld voor lopende donaties, worden geleegd. Ten minste twee mensen moeten samen tellen en het geld opnemen. Dit moet op regelmatige basis gebeuren; meestal wekelijks.
Stuur bedankbrieven na elke donatie, als je weet wie het geld heeft gedoneerd. Of, als de donaties te frequent zijn om praktisch te zijn, stuur dan driemaandelijkse bedankbrieven naar degenen die regelmatig en doorlopend doneren.
Gebruik een spreadsheetprogramma om contributiebrieven in januari voor te bereiden en te verzenden naar elke donor. De brieven moeten een gespecificeerde lijst met donaties bevatten.
Items die je nodig hebt
-
Donatieformulier
-
Spreadsheet-programma
-
Bedankkaarten
Tips
-
Overweeg donoren een manier te bieden om online geld te doneren. Veel mensen vinden dat prettig, en het creëert een automatisch papieren spoor dat gemakkelijk te volgen is. Soms kunnen individuen niet-geldelijke items doneren aan de kerk, zoals meubels. In deze gevallen is het het beste om niet te proberen de donatie een waarde te geven - laat de donor dat doen - maar bied ze toch een ondertekende bon aan. Om te voorkomen dat je een opslagplaats voor andermans afpersingen wordt, ontwikkel je een beleid voor niet-geldelijke donaties. Je kunt ze bijvoorbeeld alleen accepteren in de weken voorafgaand aan de verkoop van een kerkhof, of wanneer je verzamelt voor een speciale gelegenheid, zoals een ritje met een jas.
