Het projectschema behandelt rechtstreeks een van de drie belangrijkste componenten van elk project: tijd. Het doel van de projectplanning is om start- en einddatums voor projectactiviteiten te schetsen. Het projectschema is een levend onderdeel; als elementen van een projectverandering, zo ook de projectplanning. Zoals met veel projecten, wordt het oorspronkelijke projectschema echter een basislijn genoemd wanneer planningen worden uitgebreid en contractueel worden gesloten.
Items die je nodig hebt
-
Project scope verklaring
-
Projectmanagementplan
Neem de informatie op die te vinden is in uw project scope statement. Dit document identificeert beperkingen en andere factoren die van invloed kunnen zijn op de ontwikkeling van het projectschema. Voorbeelden zijn projectdoelen, deliverables en specificaties. Als uw project bijvoorbeeld de creatie van een nieuw merk wijn vereist en de wijn moet een jaar in eikenhouten vaten zitten voordat deze wordt gebotteld, heeft deze informatie rechtstreeks invloed op de totstandkoming van het projectschema.
Factor in datumgevoelige vereisten bij het maken van de projectplanning. In veel gevallen, of het nu gaat om interne druk of externe bronnen, moet de projectmanager rekening houden met harde en snelle tijdsbeperkingen. Om ervoor te zorgen dat het project onder het budget blijft, moet de projectmanager het bijvoorbeeld vóór het einde van het kalenderjaar invullen voor belastingdoeleinden. De datum voor belastingberekeningen wordt opgelegd door de federale overheid en moet worden meegewogen in het opstellen van de projectplanning.
Neem de inhoud van het projectbeheerplan in overweging bij het opstellen van het projectschema. Het projectbeheersplan bestaat uit het planningsbeheerplan, het kostenbeheersplan, het beheersplan voor de projectomvang en het risicobeheerplan.
Het Project Management Institute definieert de bovenstaande plannen als volgt: Het planningbeheerplan bevat criteria en de activiteiten voor het ontwikkelen en controleren van het projectschema. Het kostenbeheersplan beschrijft de opzet en stelt de activiteiten en criteria vast voor het plannen, structureren en beheersen van de projectkosten. Het projectbereikbeheersplan beschrijft hoe de projectomvang zal worden gedefinieerd, ontwikkeld en geverifieerd en hoe de werkonderbrekingsstructuur zal worden gecreëerd en gedefinieerd. Het risicobeheerplan beschrijft hoe projectrisicobeheer wordt gestructureerd en uitgevoerd in het project.
Met de bovenstaande informatie is de projectmanager uitgerust om een planning te maken die hem een realistisch beeld geeft van wat hij kan verwachten voor de duur van het project.
Maak een WBS (work breakdown structure). Dit document is een hiërarchische lijst van werken die door het projectteam moeten worden voltooid om succesvol te zijn in het behalen van de projectdoelstellingen en te leveren resultaten. In de WBS kan de projectmanager het echte detail zien van wat er moet gebeuren. Verderop in de WBS zijn de zogenaamde 'werkpakketten', die eenvoudig een groep van gedetailleerde taken zijn die moeten worden voltooid. De sleutel met de WBS is dat de projectmanager kan zien welke werkpakketten moeten worden voltooid op welke tijdstippen en welk effect het ene pakket heeft op het andere pakket in verband met planning.
Tips
-
Communiceer het projectschema aan teamleden, met name de projectsponsor en degenen die een risico vormen voor het project, zoals CEO's, gekozen functionarissen en iedereen die het project zou kunnen vertragen.
Identificeer dadelijk datums die niet onderhandelbaar zijn en ontwikkel uw projectschema daarrond. Dit zal de projectmanager niet alleen een goed idee geven van de tijdsproblemen, maar als er zulke onveranderlijke beperkingen zijn, moet de projectmanager mogelijk een verandering in de projectomvang aanmoedigen of extra middelen aanvragen om het op tijd te doen.
Hoewel een projectmanager zeker een projectplanning met potlood en papier kan maken, moet serieus worden nagedacht over het gebruik van software om dit proces te automatiseren. Er zijn een aantal programma's beschikbaar, variërend in prijs van gratis tot een paar honderd dollar.
Waarschuwing
Schema's, ongeacht het project, hebben de neiging om op de een of andere manier te schuiven. Bepaal wat kan veroorloven om te schuiven en wat niet. Communiceer de projectroosterkwesties terwijl ze met het kernprojectteam komen, maar vooral met de projectsponsor, omdat ze zullen waarderen dat ze niet worden verrast.
