Het creëren van een realistisch projectschema is een van de grootste uitdagingen waarmee een projectmanager wordt geconfronteerd. Er zijn een aantal veelvoorkomende problemen met projectplanning die kunnen worden verwacht en voorkomen, waardoor alle betrokkenen met het project meer vertrouwen krijgen in het schema.
Taakduur schatten
Het meest elementaire en veelvoorkomende probleem met projectplanning is het schatten van de duur van elke projecttaak. De meeste mensen onderschatten hoe lang iets hen zal doen, wat resulteert in een schema dat alleen een scenario met het beste scenario weerspiegelt. Om dit te voorkomen, kunt u tijd aan elke taak toevoegen als u kunt inschatten hoeveel uw teamlid heeft onderschat. (Veel mensen onderschatten consequent een bepaald percentage.) Of u kunt onvoorziene tijd toevoegen als een afzonderlijk item in uw schema. Hoewel dit soms wordt afgekeurd als het "opvullen" van je schema, is het eigenlijk een realistische manier om je plan nauwkeuriger te maken.
Zorg ervoor dat u geen noodzakelijke projecttaken mist. Het is gemakkelijk om die over het hoofd te zien die gedaan zijn door groepen buiten uw projectteam of die die de expert van het onderwerp doen, het schatten denken is zo vanzelfsprekend dat ze ze niet hoeft te noemen.
Resources toewijzen
De meeste projectplanningen zijn gebaseerd op de aanname dat de juiste hulpbron precies beschikbaar zal zijn wanneer dat nodig is. Maar tenzij uw organisatie een goede methode heeft om mensen aan projecten toe te wijzen, gebeurt dat misschien niet. Uw planning moet ook realistisch rekening houden met de tijd die elk teamlid aan uw project kan spenderen, rekening houdend met andere projecten, operationele ondersteuning of administratieve taken die zij moeten uitvoeren.
De implementatiedatum instellen
In veel gevallen heeft het management of een externe factor de projectimplementatiedatum ingesteld voordat u een planning opstelt. Mogelijk wordt u gevraagd om de geplande tijd voor sommige taken te verkorten om aan de gewenste einddatum te voldoen. U moet de risico's van het aanbrengen van deze wijzigingen proactief melden aan de projectsponsor.
Het onbekende beheren
Onbekende gebeurtenissen, zoals veranderingen in de zakelijke omgeving of problemen met een nieuwe technologie, kunnen ertoe leiden dat projecttaken langer duren dan gepland. Door mogelijke risico's aan het begin van het project te identificeren, kunt u alles wat zich voordoet beter beheren en daardoor hun impact op uw planning verminderen.
Verandering beheren
Veranderingen in de scope van het project, vereisten die moeten worden bereikt of technologie die wordt gebruikt, kunnen uw projectplanning verstoren. Dit soort veranderingen zou een formeel projectveranderingsbeheerproces moeten doorlopen zodat de projectsponsor en klanten akkoord kunnen gaan met eventuele wijzigingen in het schema in plaats van onaangenaam verrast te worden door hen.
Schatten van grote projecten
Een groot project heeft meer afhankelijkheden tussen taken en tussen werkgroepen of individuen. Dit niveau van complexiteit maakt het moeilijker om het schema te voorspellen, wat tijd zal moeten inhouden voor een dergelijke coördinatie.
