JISC InfoNet beschrijft records management als het systematische beheer van alle records samen met de informatie of gegevens die ze bevatten. In het verleden werden deze records op papier opgeslagen en had elke grote organisatie een register, soms bemand door een leger van klerken. Vandaag hebben elektronische records management systemen het overgenomen. Zowel handmatige als elektronische archiefbeheersystemen hebben duidelijke voordelen en nadelen.
Data Retrieval en Sharing
Een van de belangrijkste redenen waarom veel organisaties papierloos zijn gegaan, is het gemak waarmee een elektronisch systeem het ophalen en delen van informatie mogelijk maakt. Wanneer gegevens op papier worden bewaard en in een register worden opgeslagen, is het een uitdaging om het op te halen. Bovendien kan de informatie slechts door één persoon tegelijk worden gebruikt. Hoewel elektronische systemen dit probleem oplossen, komen ook zij met andere uitdagingen.
Uitrustingskosten en -potentieel voor veroudering
Wanneer een organisatie papierloos wordt, zijn er enorme hoeveelheden gegevens op papier die moeten worden gescand en opgeslagen in een digitaal formaat. De hardware en software die nodig zijn voor deze oefening kost een aanzienlijk bedrag. Aanvankelijke kosten terzijde, een significant nadeel met elektronische systemen is dat zowel hardware als software verouderd zijn in een relatief korte tijd. Hardware kan in slechts 18 maanden tijd veranderen, terwijl software om de 2-3 jaar wordt vervangen.
Electronic Systems and the People Issue
De implementatie van een elektronisch archiefbeheersysteem vereist een verandering in de houding van de werknemer. Elke radicale verandering in een organisatie wordt met scepticisme bekeken door veel werknemers die niet zeker weten hoe dergelijke veranderingen hen zullen beïnvloeden. Wanneer oudere manieren om bestanden te organiseren worden vervangen door nieuwe, voelt de werknemer verlies van controle en dit moet worden aangepakt door toezeggingen van de werkgever - en ondersteund door het succes van het geïmplementeerde systeem.
Beveiliging en andere problemen
Met de toegenomen informatie-uitwisseling die een elektronisch archiefbeheersysteem mogelijk maakt, komt veiligheid aan de orde. Tenzij er adequate maatregelen worden getroffen, wordt het mogelijk dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie in verkeerde handen terechtkomt. Bovendien kan het beheer van records een probleem worden wanneer het systeem is verstopt met onnodige records (zoals documentkopieën). Het is niet ongebruikelijk om situaties te vinden waarin een aanzienlijk aantal vastgehouden records in werkelijkheid ongewenste e-mail is.
