Archiefbeheer is een onmisbare functie van bedrijven, non-profitorganisaties, overheidsinstanties, sociale instellingen, medische, commerciële, financiële, scholen, hogescholen en universiteiten en alle andere soorten entiteiten die informatie genereren die gedurende een bepaalde tijd moet worden bijgehouden. Individuele huishoudens moeten ook goed records management oefenen. Records management is bovendien een systematisch, georganiseerd, gepland en gecontroleerd proces voor het beheren of volgen van de levenscyclus van records. Een record kan een tastbaar papieren object zijn of het kan in digitale of elektronische vorm zijn. Er kunnen records worden bijgehouden over financiële, medische, informatieve, formele documenten, kantoordocumenten, loonlijsten, overheidsformulieren en e-mails tussen honderden andere soorten records. Recordsbeheer behandelt de drie fasen van de levenscyclus van records: het creëren of ontvangen van een record; het onderhoud, veilige opslag, terughalen of algemeen gebruik van een record; de verwijdering van een record.
Oprichting van Records
Creëren of ontvangen van records is wat de vraag naar records management creëert. Of het nu gaat om een sollicitatie, een factuur of een inventariscontrolerapport, nadat de record is aangemaakt, moeten alle andere bewerkingen of beheerfuncties voor die record worden gebruikt. Een functie van het proces voor records management is om de stroom van de record te bepalen nadat deze is gemaakt of ontvangen. Wie moet het record bekijken? Waar gaat het record naartoe nadat iedereen de record heeft bekeken of gehandeld (zoals het opnemen van een betaling op rekening)? Wie is verantwoordelijk voor het veilig opslaan van de record? Al deze vragen hebben goed gecommuniceerde antwoorden nodig.
Records onderhouden
Het bijhouden van de record omvat het ontwikkelen van bewerkingen om het record op te slaan. Een aantal overwegingen moet worden gerealiseerd bij het opslaan van records, inclusief het beschikbaar maken van het record voor het ophalen door diegenen die naar de informatie moeten verwijzen of toegang hebben tot de persoonlijke aard van het record. De andere kant van het beschikbaar maken van het record is aangeven wie geen toegang heeft tot het record. Wanneer het record uit de opslag is, is het van cruciaal belang voor een goed archiefbeheer om een systeem te hebben om te bepalen wie de record heeft, waar ze het record hebben en wanneer ze van plan zijn het record te retourneren. Zorgen voor een juiste terugkeer van de record is ook een belangrijk onderdeel van het records managementsysteem. Veilige opslag van records kan het opslaan van digitale kopieën van elk record buiten de lokalen op een ander kantoor of in een kluis bij de bank zijn. Records moeten worden opgeslagen op een droge, koele locatie om schade aan papier of elektronische kopieën te voorkomen. Archivalische processen maken deel uit van de onderhoudsfase van records management. Bepalen wanneer een record geschikt wordt voor archivering, maakt deel uit van records management. Selecteren van waar de records worden gearchiveerd en hoelang de records worden gearchiveerd, maken ook deel uit van deze functie. Sommige records, zoals historische gegevens, kunnen worden bewaard voor het leven en soms ook voor het bedrijf. Voor steden, staten en townships moeten historische gegevens mogelijk voor een onbepaalde tijd worden opgeslagen.
Verwijdering van Records
Het wegwerken van records in het juiste tijdsbestek is van cruciaal belang. Het vernietigen van de meeste records moet worden voltooid. Overwegingen voor verwijdering omvatten het bepalen hoe lang de record moet worden opgeslagen. Het tijdschema voor het bijhouden van records is afhankelijk van de aard van het record. Sommige opslag van gegevens wordt gedicteerd door overheidsvoorschriften zoals belastingaangiften, sommige door banken voor het beheren van leningen en sommige door wettelijke richtlijnen zoals oprichtingsdocumenten. Het omvat ook bepalen hoe records worden vernietigd, zoals door shredden binnen het bedrijf of het inhuren van een extern bedrijf om te versnipperen en het ontwikkelen van een traceersysteem voor verwijdering kan ook nuttig zijn. Opsomming welke records per categorie verwijderd zijn, hoe ze werden verwijderd en waar dit voordelig kan zijn voor het beheer van records op lange termijn. Verder kan de implementatie van een afmeldmechanisme voor het verwijderen van records ervoor zorgen dat iedereen die het moet weten weet voordat er records worden vernietigd.
Andere overwegingen voor Records Management
Verschillende andere opties voor aanpassing aan een systeem voor records management omvatten het documenteren en communiceren van het beleid en de procedures voor alle records management, het ontwikkelen en implementeren van controlemechanismen en procedures voor elke fase van records management en het bijhouden van de records management systemen eenvoudig en gemakkelijk te communiceren en eenvoudig aankunnen.
Bronnen voor Learning Records Management
Er zijn honderden bronnen beschikbaar om effectief records management te leren. Technische scholen, hogescholen en universiteiten, onlinetraining en naslagwerken zijn volop aanwezig in de plaatselijke boekhandel of de universiteitsboekhandel, die kan helpen bij het ontwikkelen van een effectief en gezagsgetrouw archiefbeheer. Controleer ook altijd de lokale, provinciale en federale voorschriften met betrekking tot specifieke regels voor records management.
