Projectbeheer verwijst in grote lijnen naar het proces en gerelateerde activiteiten van het plannen, organiseren en besturen van middelen om specifieke doelen te bereiken. Projecten worden meestal beperkt door factoren zoals bereik, budget en tijd, waarbij de projectmanagementfunctie de toewijzing van middelen moet optimaliseren en deze op de juiste manier moet integreren om deze beperkingen te overwinnen en aan vooraf gedefinieerde doelstellingen te voldoen. Het beheer van projectactiviteiten kan worden gezien als een reeks stappen die moet worden voltooid, in overeenstemming met de vijf fasen die de levenscyclus van het project bepalen.
inwijding
Projectinitiatie start de levenscyclus van het project en omvat het samenstellen van een team onder leiding van een projectmanager en een overzicht van het project. Het overzicht omvat meestal het definiëren van de reden voor het project, zakelijke doelen en de strategie om de gewenste resultaten te bereiken. Daarnaast worden een voorlopige scope, budgetvoorstel, mijlpalen en een voltooiingsdatum gegeven. Deze fase betreft meestal senior managers die een business case voor het project opstellen op basis van een haalbaarheidsstudie en een projectcharter ontwikkelen dat de projectvisie, reikwijdte, verwachtingen en implementatieplan specificeert.
Planning
Planning houdt in dat alle noodzakelijke taken voor de voltooiing van het project in kaart worden gebracht en dat realistische voltooiingsdata voor de taak worden gegeven. De planningsfase omvat vaak het maken van een projectbeheersplan om het team te begeleiden. De PMP geeft een gedetailleerd overzicht van vereiste vaardigheden, risicobeoordeling, niet-arbeidsresources en mijlpalen voor elke taak. Het identificeert de belanghebbenden en definieert de criteria die nodig zijn voor de succesvolle voltooiing van elke taak - hoe en wanneer activiteiten zullen worden ondernomen, te volgen procedures, meldfrequentie en communicatiekanalen.
Uitvoering
Tijdens de uitvoeringsfase wordt de geplande oplossing geïmplementeerd om aan de vereisten van het project te voldoen. Het projectteam en de nodige middelen worden verzameld en gebruikt om de gewenste resultaten van het project te creëren. Het is een iteratieve fase waarin problemen worden opgelost, getest en beoordeeld om aan specifieke productvereisten te voldoen. De projectmanager houdt toezicht op de juiste toewijzing van middelen om het project op schema te houden. Hij onderhoudt ook de communicatie met zowel interne als externe belanghebbenden - de leden van het projectteam, het uitvoerend management en leveranciers - om de status van het project te bespreken.
Controle
De controlefase omvat projecttesten en -monitoring om te zorgen dat het werk dat wordt uitgevoerd in overeenstemming is met het plan en voldoet aan de verwachtingen van belanghebbenden. Het doel is projectacceptatie door de klant. Projectresultaten worden voortdurend gecontroleerd en als er afwijkingen optreden of de klant een specifieke wijziging aanvraagt, worden de gegevens teruggevoerd naar de uitvoeringsprocessen, zodat er corrigerende maatregelen worden genomen. Deze fase is voltooid wanneer de deliverables - de eindresultaten van het project - door de klant zijn goedgekeurd als zijnde de voorgeschreven kwaliteitsnormen die in het plan zijn gedefinieerd.
Sluiting
De sluitingsfase bestaat meestal uit het documenteren van het project - een proces dat begint wanneer de deliverables door de contractant worden vrijgegeven en formeel door de klant worden geaccepteerd. Alle relevante materialen worden overhandigd, inclusief projectdocumentatie, handleidingen en broncode. Alle administratie van de contractadministratie is voltooid, gemarkeerd door de ondertekende contractdocumenten van acceptatie. Een formeel projectevaluatierapport dat het niveau van projectsucces identificeert en beoordeelt, evenals een kritische beoordeling van geleerde lessen wordt ook aan de klant gegeven.
