Als u een klacht hebt over een product of een service die niet aan uw verwachtingen voldoet, kunt u het beste een klachtenbrief schrijven om ervoor te zorgen dat uw zorgen serieus worden genomen. Hoewel het misschien moeilijk is om de beste manier te vinden om een klachtenbrief te starten, zijn er een aantal verschillende strategieën die u kunt nemen.
De brief adresseren
Als u uw klachtenbrief aan een specifieke persoon adresseert, wordt de kans kleiner dat uw brief wordt genegeerd of "door de kieren gaat". Begin uw brief door deze aan te wijzen aan de specifieke persoon die gemachtigd is om op uw klacht te reageren. Vergeet niet de titel van die persoon op te nemen. Meestal heeft de website van een bedrijf informatie over wie of waar de klachten van klanten moet leiden. Voordat je je brief schrijft, moet je wat onderzoek doen om te zorgen dat je het naar de juiste persoon stuurt.
Ga naar het punt
Begin met een korte kop die verwijst naar het probleem dat u probeert op te lossen, vóór uw eerste alinea, met zoveel mogelijk details. Als uw klacht bijvoorbeeld betrekking heeft op een vlucht met een vliegtuig, vermeldt u de reisdatum, het vluchtnummer en het vluchtnummer. Na de kop moet je eerste alinea de klacht samenvatten. Kom snel ter zake, in de eerste zin van je eerste alinea, en schets de specifieke klachten met betrekking tot de goederen of diensten van het bedrijf. Voeg zoveel details toe als u kunt terwijl u beknopt en respectvol blijft.
Begin met een positief
Een andere methode om een klachtenbrief te starten is door uw eerste alinea te gebruiken om iets positiefs over de producten of services van het bedrijf te zeggen voordat u uw klacht indient. Deze benadering plaatst de lezer in een minder bevoorrechte positie, wat ertoe kan leiden dat hij meer bereid is om met u samen te werken om uw klacht aan te pakken. Begin uw eerste zin met een positieve ervaring die u in het verleden met het bedrijf had, belicht enkele positieve eigenschappen van het bedrijf en schets vervolgens de aard van uw klacht in uw tweede zin of paragraaf.
Algemene tips
USA.gov biedt tips voor het schrijven van een effectieve klachtenbrief en merkt op dat vaak een papieren brief die per post wordt verzonden de meest effectieve manier is om contact op te nemen met een bedrijf. Ook krijg je waarschijnlijk betere resultaten als je een directe, niet-confronterende toon gebruikt; een boze, dreigende of sarcastische brief is mogelijk minder effectief dan een brief die kalm en rationeel is. Bovendien moet u duidelijk aangeven hoe u het probleem wilt oplossen. Leg tot slot elke stap die u neemt en elke brief die u schrijft vast en bewaar kopieën.
