Non-profitorganisaties worden door verschillende belanghebbenden gecontroleerd vanwege hun vertrouwen in liefdadigheidsdonaties of omdat ze een vrijstelling van belasting hebben. Om ervoor te zorgen dat uw inkooppraktijken op de juiste manier door de media, donoren, de Internal Revenue Service of andere geïnteresseerde belanghebbenden worden beoordeeld, is het belangrijk om inkoopbeleid te ontwikkelen dat mogelijke belangenconflicten of gebrek aan transparantie voorkomt.
Meerdere biedingen
Sommige non-profitorganisaties vereisen dat aankopen boven een bepaald niveau worden aangeboden, waarbij de organisatie meerdere biedingen ontvangt voor verschillende leveranciers. Dit verkleint de kans dat een aankopende agent, afdelingshoofd of uitvoerend directeur een contract kan belonen met een vriend, familielid of zakenpartner die een persoonlijke beloning of regelrechte omkoping aanbiedt. Dit voorkomt ook dat een langdurige leverancier elk jaar zijn tarieven verhoogt of verlaagt, omdat hij weet dat hij geen concurrentie heeft.
Laag bod versus beste bod
Uw inkoopbeleid kan vereisen dat uw organisatie het laagste bod op projecten, services of goederen doet of u in staat stelt het beste bod te doen. Het beste bod is misschien niet de goedkoopste, maar het biedt mogelijk meer waarde voor de organisatie. Een sportmarketingbedrijf kan bijvoorbeeld aanbieden om de road race van een goed doel voor een lagere prijs dan een ander bedrijf uit te voeren, maar de hogere bieder heeft misschien meer ervaring met het rijden op wegwedstrijden en heeft meer contacten die mogelijk sponsorschappen kopen. In sommige gevallen kan een non-profitorganisatie toestaan dat een contract naar een ander bedrijf dan de laagste bieder gaat zolang het contract binnen een bepaald percentage van het laagste bod blijft en de inkoopagent, het afdelingshoofd of het management redenen kan tonen waarom het laagste bod is niet het beste bod.
Verzoeken om voorstellen
Maak als onderdeel van uw inkoopbeleid een aanvraag tot het indienen van voorstellen voor projecten, services of goederen die groter is dan een bepaald bedrag in dollars. Een RFP is een standaardprocedure die bedrijven gebruiken die potentiële bieders dezelfde objectieve vereisten voor een contract meedelen. RFP's helpen non-profitorganisaties bij het vergelijken van offertes tussen appels en appels.
Belangenverstrengeling
Om vriendjespolitiek of de schijn van favoritisme te voorkomen, vraagt u uw bestuursleden en managementpersoneel of zij vrienden, familieleden of zakelijke partners hebben die goederen of services verkopen die u koopt. Veel non-profitorganisaties hebben beleid dat de organisatie verbiedt om zaken te doen met bedrijven die nauwe banden hebben met belangrijke belanghebbenden. Voordat u grote contracten goedkeurt, deelt u de namen van potentiële zakenpartners met uw belangrijkste belanghebbenden om te bepalen of een van hen een conflict heeft.
Transparantie
Omdat non-profitorganisaties geen winstoogmerk hebben met andere bedrijven, hebben ze meer de vrijheid om bedrijfsinformatie openbaar te maken. Maak uw inkoopbeleid direct beschikbaar voor het publiek op uw website. Neem informatie op over grote aankopen in het rapport van de penningmeester dat aan uw raad van bestuur is gegeven tijdens vergaderingen van de raad van bestuur.
duurzaamheid
U wilt misschien de voorkeur geven aan bedrijven die "groene" zakelijke praktijken gebruiken. Dit kunnen bedrijven zijn die openbaar verklaarde en aantoonbare initiatieven hebben om het gebruik van energie en water te verminderen, te recyclen, organische en niet-toxische materialen te gebruiken of verpakkingen te verminderen.
