Uw manager heeft u gevraagd een markttrend te onderzoeken en een rapport op te stellen voor uw afdeling, zodat uw bedrijf een strategie kan ontwikkelen om zijn marktaandeel en winst te vergroten. Op dit punt moet u beslissen welk type rapport u wilt schrijven. Als u de verschillen tussen formele en informele rapporten kent, kunt u de juiste stijl kiezen.
Informeel rapport
Informele rapporten zijn meestal interne rapporten en kunnen naar andere afdelingshoofden en afdelingshoofden gaan. Ze worden ook gebruikt voor rapporten die in het hele bedrijf worden verspreid. Ze gebruiken persoonlijke voornaamwoorden en samentrekkingen. Hoewel het rapport meerdere secties lang kan zijn, is het meestal veel korter dan een formeel rapport. Er is geen inhoudspagina inbegrepen. Informele rapporten kunnen zelfs als een memo worden opgemaakt.
Informele structuur
Uw introductie en conclusie zijn opgenomen in de hoofdtekst van het rapport en er is geen abstract. Neem zo nodig korte koppen op. Vermeld in de inleiding kort het probleem, wat u hebt gedaan en uw eindconclusie. U heeft een doelgroep, dus spreek rechtstreeks met hen in uw discussie. Geef de feiten aan en versier de details niet, maar zorg ervoor dat het rapport begrijpelijk is. Herinner de lezer wat uw conclusies waren. Uw rapport wordt goed gemotiveerd met een lettertype van 10 tot 12 punten. Vermeld uw aanbevelingen en de voortgang die u hebt geboekt bij het oplossen van het probleem. Wees positief over de verwachtingen en aanbevelingen.
Formeel rapport
Als u een rapport voor het hoger management of voor een andere organisatie schrijft, hebt u een formeel rapport nodig. Formele rapporten worden ook gebruikt voor onderzoekspapers in het hoger onderwijs. Formele rapporten zijn langer en goed onderzocht. Formele rapporten zijn onpersoonlijk en gebruiken zelden persoonlijke voornaamwoorden en contracties.Samenvattingen bevinden zich op afzonderlijke pagina's en hebben meestal meer dan één kop. Formele rapporten kunnen ook worden voorafgegaan door een voorstel. Voeg een inhoudspagina toe als uw rapport meer dan vijf pagina's lang is. Mogelijk is een begeleidende brief of memo vereist.
Formele structuur
Voeg een voorblad toe dat lijkt op een boekomslag. De samenvatting vat het probleem, het proces van onderzoek en de uiteindelijke conclusies kort samen op één pagina of minder. Uw titelpagina bevat de titel van het rapport, de persoon die het rapport heeft samengesteld, de uitgever en de datum van indiening. Vat uw oorspronkelijke scriptie of het doel van de studie samen en neem alle details op die nodig zijn voor uw publiek om de vraag volledig te begrijpen. Voeg een inhoudsopgave en een lijst met tabellen en figuren toe. De inhoud van uw rapport bevat een inleiding, een overzicht van het onderzoek en de uiteindelijke conclusies en aanbevelingen. Beëindig uw rapport met dankbetuigingen, een lijst met referenties waar u uw onderzoek hebt gevestigd en eventuele bijlagen.
